Бизнес встреча со спонсором

Кейс-задание

по дисциплине: Социология коммуникаций

Введение

Описание ситуации: У Вас свой бизнес, к вам на встречу приехал спонсор. Он еще сомневается, хочет ли он сотрудничать с вашей организацией. Вам надо произвести на него впечатление. Какими рекомендациями вы воспользуетесь? И что категорически нельзя делать?

Ответ: Встреча со спонсором является очень ответственным моментом, так как цель такой коммуникации в первую очередь финансирование какого-либо проекта или сферы, от которого часто может завесить дальнейшее развитие бизнеса. Даже если мы сумели организовать собственную предпринимательскую деятельность, открыли какое-либо предприятие, первоочередной задачей может стать проблема его финансирования.

В таком случае на выручку могут прийти спонсоры, которые помогут построить либо развить ваш бизнес так, как вы запланировали. Спонсорство является выигрышным механизм для обеих сторон. Спонсоры обеспечивают финансами предприятие, а сами получают, предположим, широкую рекламную компанию или рекламу своего бренда.  Привлечь спонсора для собственного предприятия дело не простое, и тут важно учитывать множество аспектов и приложить некоторое количество усилий. Многие на данном этапе сталкиваются с определёнными трудностями, ведь конкуренция на рынке велика и спонсор может начать сотрудничать с другой организацией.

Спонсирование в настоящий момент является одним из важнейших инструментов маркетинга. Спонсор при этом лицо или группа лиц, которая обеспечивает поддержку, подобную благотворителю, но в отличие от благотворительности, спонсирование не носит бескорыстного характера, это надо помнить. В данном случае важна правильная само презентация - демонстрация своих настоящих сильных сторон в совокупности с готовностью признать слабости и обозначить способы их устранения.

1. Подготовка к встрече

Важно заранее четко оговорить время встречи и повестку дня, то есть, какие именно вопросы будут обсуждаться. Это необходимо, чтобы вы подготовились наилучшим образом. Помещение, отведенное для переговоров, было подготовлено к встрече. Необходимо, чтобы из него убрали все ненужное, было расставлено необходимое количество стульев или кресел, приготовлены канцелярские принадлежности (бумага, ручки, карандаши). Также желательно приготовить безалкогольные прохладительные напитки и стаканы. Хотя по правилам хорошего тона партнерам обязательно нужно предложить чай или кофе, эти напитки не будут лишними.¹

Если нужны какие-то документы, справки, статистические материалы, об этом также следует позаботиться заранее, чтобы не отвлекаться в ходе самих переговоров на их поиски.

Перед встречей нужно узнать, почему спонсор уделил внимание каким либо проектам. Какой эффект принесла компании спонсорская деятельность? Важно, это был отрицательный опыт по самым различным причинам. Основной из них может быть низкая квалификация наших предшественников, которые разочаровали спонсора, поэтому теперь владельцы фирмы заранее отказывают всем, кто приходит с подобными предложениями. Затем следует определить, какие характеристики у нашего проекта и его аудитории соответствуют интересам бизнес-компании. Нужна осведомленность обо всех деталях, касающихся персоны, к которой мы обратились за поддержкой.

Следующая ступень – выяснить все детально о самой бизнес-компании, которая возможно будет нашим спонсором. Нужно определить все слабые и сильные ее стороны.

Необходимо досконально изучить интернет-сайт той или иной компании, прежде чем встречаться с представителем или руководством.

К встрече нужно тщательно подготовиться. Собираясь войти в кабинет к спонсору, мы должны знать, с чем хотим из него выйти.

Готовясь к встрече, следует понимать, что некоторые спонсоры имеют ясное представление о проекте и могут подробно изложить, чего они хотят. Это, возможно, самый опасный вид спонсоров, так как они умеют выразить свою мысль так точно и ярко, что спрашивать, почему вообще в качестве решения предлагается именно данный конечный результат, просто не приходит в голову. Нередко по завершении проекта спонсор говорит: «Это то, о чем мы просили, но не то, что нам нужно».² К такой ситуации нужно быть готовым.

В другом случае, в зависимости от индивидуальных особенностей и образа мышления спонсора, его, так называемое видение, может быть очень нечетким и трудноуловимым Эго случается, если по своему складу наш спонсор является идеалистом или рационалистом, и для его стиля общения характерен абстрактный подход. Однако, из уважения к спонсорам, можно оставить за ними право на неопределенность, а понятие видение трактовать как картину (неважно, четкую или смазанную), отражающую цель проекта, ожидаемый конечный результат и экономический эффект.

На практике нужно применить модель «цель - конечный результат - экономический эффект». Эту важную мысленную модель следует держать в голове при подготовке к встрече со спонсором проекта.

2.Эфективная коммуникация

Изначально подчеркнем, что работа со спонсором подразумевает постоянную коммуникацию. В данном случае идет речь о том, чтобы по возможности приглашать спонсора на какие-либо значимые события, проводимые организацией: как показывает практика, это один из лучших способов познакомиться поближе с ним. Во время мероприятия рационально знакомить нашего спонсора с другими приглашенными. Предполагаемый спонсор должен видеть, что о нем постоянно помнят. Рационально завести на каждого, если спонсоров несколько, специальную анкету и своевременно заполнять, это поможет нам работать одновременно с несколькими. Как правило, один человек может осуществлять взаимодействие с 5-7 спонсоров одновременно.

Если говорить контрено о встрече со спонсором, то на переговоры о спонсорстве лучше всего идти к первым лицам компании вместе с нашими директорами, предварительно договорившись о встрече.

Не будем забывать, что отношения со спонсором являются отношениями между людьми, и именно на уровне личного взаимопонимания будет приниматься решение о спонсорской поддержке нашего проекта.

После того как установлен контакт следует встреча, на которую можно взять с собой спонсорское предложение и заранее подготовленные ответы на вопросы, которые могут возникнуть в процессе обсуждения. Ответы должны быть честными и демонстрировать, с одной стороны, гибкую политику по отношению к потенциальному спонсору, а с другой твердую собственную позицию. На переговорах с потенциальным спонсором нельзя выкладывать сразу все козыри уже в начале разговора. Как показывает практика, решение принимается в конце, а не в начале переговоров, и пара-тройка веских аргументов пригодится вам в финале.

Обобщая можно отметить, что личная встреча со спонсором предполагает:

1. Полную информированность о потенциальном спонсоре. Наведем справки о компании: узнаем ее сущность, чем занимается, как функционирует и т.д.

2. Отсутствие вопросов о нашем проекте, на который бы мы не смогли ответить. Не должно получится так, чтобы нам понадобилось «заглянуть в бумаги» – все, что касается проекта, должно быть у вас в голове.

3. Построение встречи таким образом, чтобы это был не просто наш монолог, а действительно совместное обсуждение проекта. А также: каков опыт компании в области спонсорства? Были ли они удовлетворены этим опытом? Если нет, то почему? Здесь вы и сможете высказать свое основное предложение. Если мы будем очень чуткими и внимательными со спонсором, по ходу беседы можно определить, что нам стоит делать и говорить, а что –нет.³

Отдельный этап переговорного процесса на первой встрече – само презентация, которую следует провести правильно, не злоупотребляя вниманием важного собеседника. В целом, подробная информация о мероприятии, организаторе и участниках содержится в спонсорском пакете, поэтому главная задача переговорщика заинтересовать партнера всерьёз: чтобы он после удачных переговоров сам нашел в пакете все интересующие его сведения.

При этом важно быть готовым к такому варианту, когда прозвучат «каверзные» вопросы потенциального спонсора, например, такие: « Какие выгоды будут у нашей компании от участия в сделке, кроме растрат финансовых активов?» или «На сколько процентов может вырасти объем продаж нашей продукции после спонсирования мероприятия?».

После вступительной презентационной части, на которую можно потратить максимум 4-7 минут, приступим к главному, к «ближнему бою».

Нужно построить диалог так, чтобы спонсор согласился на сотрудничество.

В первую очередь, попытаться исключить из лексикона слово «спонсорство». К сожалению, это слово часто имеет негативный подтекст. Если мы пойдем в компанию с посылом «станьте спонсором», то у нас будет большая вероятность потерпеть неудачу. Нужно подавать информацию в другом ключе. Например, «специальный рекламный проект», «партнёрство мероприятия», «совместная деятельность» и тому подобное. Когда мы просим спонсорство, это звучит как: «дайте денег», а когда мы говорим о рекламном проекте, то это лучше воспринимается.

Для успешной коммуникации можно соблюдать ряд правил. Должна быть спонсорская стратегия – это главный шаг. Зачастую у организаторов не хватает квалификации, чтобы реализовать спонсорскую стратегию, но можно начать с малого.  Возможно, документ будет не большим, но он отобразит главные пункты.  Обозначена будет целевая аудитория.

Стратегия нашего бизнеса должна быть релевантной задачам спонсора. Если мы у же добились встречи со спонсором, то важно узнать, что ему нужно. С этого должен начаться наш диалог. Важно чётко понимать цели спонсора. Очень часто организатор этого не знает либо пребывает в определённых «иллюзиях». Цели могут быть разные. По статистике 20 % целей спонсора сводятся к мотивации собственного персонала. 

Назовем самые распространённые ошибки, то чего точно нельзя делать при встрече со спонсором.

1.Для начала исключить слово спонсорство.

2.Нельзя «блефовать и шантажировать». Некоторые организаторы говорят спонсорам: «если вы сейчас не согласитесь, то мы завтра пойдём к конкуренту». Не нужно этого делать.

Можно нанять отдельного менеджера для работы со спонсором.

Ещё один момент, который зачастую упускают организаторы – это отчётность. Спонсор хочет видеть результат своей работы. И самый главный момент, нужно понимать, что спонсорство – это, прежде всего, партнёрство, которое является длительным.⁴

При встрече вопросы будут затрагивать следующие аспекты:

цель проекта, конечный результат и предполагаемый экономический эффект; внешние условия реализации проекта, включая политические факторы; чьи интересы затрагивает проект?; расписание и предполагаемый бюджет проекта; уступки и оговорки.

Озвучив эти вопросы, мы не только продемонстрируем свою деловую хватку, но и покажем себя компетентными в данной сфере.

Обязательно нужно учитывать, что вопросы не будут в строго запланированном распорядке. В процессе обсуждения разговор обычно перескакивает с одного на другое. Позднее мы сможем сгруппировать ответы на вопросы. Разговор должен течь свободно, однако мы попытаемся им управлять им таким образом, чтобы получить ответ на каждый из поставленных вопросов.

Рационально использовать «тактику журналиста». Во время первой встречи со спонсором наша роль будет заключаться в том, чтобы собрать объективную информацию. Если это встреча не первая и спонсор все еще раздумывает, рационально обсудить расхождения, касающиеся его и наших (и команды) представлений о том, чего будет стоить выполнение проекта. Очень важно «выудить» информацию из спонсора таким образом, чтобы у него не сложилось впечатления, что проект, о котором идет речь, может (или не может) быть выполнен в те сроки и при том объеме финансирования, которые он предлагает. Следует также избегать непродуманных оценок.

После того как переговоры завершены с представителем компании, нужно собрать еще больше данных. Они должны подтвердить нашу изначальную информацию о том, что спонсорство будет выгодным для обеих сторон. 

Важно не просить открыто денег. Просящий вызывает сразу же ответную реакцию «не дам». Лучше предложить спонсору такой вариант сотрудничества, который ему будет выгоден.

Потенциальный спонсор, если придем к нему с одними словами, к ним серьёзно не отнесётся, так как слова являются пустым звуком. Нужно, чтобы все предложения были прописаны на бумаге. Лучше всего, если это будет проект со сметой. Тогда наши предложения уже можно будет рассматривать серьёзнее.

Представим результаты, которые мы ожидаем получить вместе со спонсором в итоге работы. В любом бизнесе есть конкуренция, даже если нам кажется, что мы предлагаем нечто новое и не имеющее аналогов. Перечислим возможных конкурентов и укажем, чем ваше решение лучше.

Если какая-то сумма уже есть, то будет уместно рассказать, что это за сумма, как она у нас оказалась и на что были потрачены деньги.

Если денег еще нет – расскажем о том, чего удалось добиться «без вложений». Если мы вложили в стартап собственные деньги – расскажем об этом.

Определим предварительно сумму, которая вам нужна и то, как мы ее будем тратить. Надо чтобы запрос относительно суммы был реалистичен. Запрашивая многого и «как можно скорее», мы неминуемо получим отказ. Смета расходов проекта должна быть как можно более конкретна и реалистична.

Кроме всего прочего, на личной встрече со спонсором, бизнесмен должен продемонстрировать определенные психологические качества, такие как стрессоустойчивость, моральная зрелость и уверенность в себе.

Заключение

Деловые переговоры ос спонсором часто – неотъемлемая и очень важная часть бизнеса. Именно так налаживается взаимодействие, обсуждаются детали сотрудничества, условия заключения контрактов. Поэтому к их организации и проведению следует относиться очень серьезно.

Обобщая можно отметить, что важно уделить внимание подготовке. Рассмотреть несколько сценариев развития событий, и в любом случае продемонстрировать свою уверенность в успехе мероприятия. Нужно помнить, что спонсорство приносит компании успех, когда правильно и четко определен объект спонсирования. Компания-спонсор должна четко представлять те задачи, которые она собирается решить с помощью данной спонсорской акции, спонсорство должно быть частью общей стратегии по продвижению компании на рынке. Для достижения положительного эффекта от спонсорской акции необходимо тесное сотрудничество представителей компании-спонсора с организацией, реализующей бизнес-идею. При выполнении этих базовых условий можно надеяться на получение эффекта от спонсорского проекта. Очень важно умение вести переговоры со спонсором. Единой схемы или правил не существует, но важно помнить, что на переговорах нам предстоит говорить, а нас будут слушать. Стоит рассказать о своем видение развития событий. Если наш монолог перерастет в диалог с представителями компании – это хорошо. Тут нам пригодится умение слышать людей, подстраиваться под их требования, концепцию и политику компании.

Самое главное – обратить пристальное внимание на необходимость подготовки к встрече со спонсором и продемонстрировать умение оперативно и гибко реагировать на ситуацию в процессе переговоров.

Сбор информации из любых доступных источников, понимание целей и задач бизнеса будущего партнера, анализ конкурентной среды, выявление личных пристрастий и угадывание перспективных планов – в данном случае стоит задействовать все ресурсы.

Список использованных источников

Мекумянова Ч.Н. Программа социологического исследования методом опроса экспертов «спонсорство и благотворительность в республике Саха (Якутия): специфика понятий, состояние, проблемы и перспективы развития» //Г гуманитарные, социально-экономические и общественные науки – №6– 2016 – С.34-45

Карасев В.А. Спонсорство и благотворительность в современном мире //Сборник Финансового университета при Правительстве Российской Федерации –№5 – 2017 – С.68-75

Плесовских, А.В. Спонсорство и партнерство при организации масштабных мероприятий // Маркетинг. - 2014. - №1. - С.18-27.

Милаков А. Спонсоры и организаторы разговаривают на разных языках URL: https://event.ru/interviews/artyom-milakov-sponsoryi-i-organizatoryi-razgovarivayut-na-raznyih-yazyikah/ (дата обращения 24.03.2020)