Система делопроизводства в системе управления учреждением: значение, организация, пути совершенствования

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

АЛТАЙСКИЙ ФИЛИАЛ

Курсовая работа

Дисциплина: Основы делопроизводства

Тема: Система делопроизводства в системе управления учреждением: значение, организация, пути совершенствования

Содержание

Введение

Документационное обеспечение необходимо в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы характера содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Система управления документами в гос учреждениях – это не только автоматизация канцелярии, это принятие стратегического решения.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков, так как документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и другие, имеет особенности оформления, и работа с ним должна быть организована по определенным правилам.

Актуальность выбранной темы связана с тем, что организация управления в наши дни в органах государственной власти невозможна без применения нужных компьютерных технологий. Практически ,уже все работники сферы управления в госучреждениях, в своей деятельности используют компьютеры, но далеко не все имеют достаточное представление о возможностях современных компьютерных технологий, и умеют максимально их использовать.

Упрощение и ускорение подготовки документов, возможности хранения и обработки огромных объемов информации, доступа к ним из любой точки земного шара сделали наше время ,временем информационной революции.

Цель курсовой работы – изучить систему делопроизводства в системе управления учреждением, обосновать его значение и организацию, а также предложить пути совершенствования в госучреждении.

Для выполнения поставленной цели в курсовой работе поставлены следующие задачи:

Объект исследования – система делопроизводства в управлении учреждением.

Предмет исследования – система делопроизводства в управлении Администрацией Центрального района (г. Барнаул).

Методами иследования данной курсовой работы: будет являтся аналитеческий метод, который позволит нам определить все основные требования, котороые предъявляются законодательством РФ к любой организации самого делопроизводства и его документооборота. Еще используется метод наблюдения , включающий в себя мнения разных специалистов на какую, то одну проблему.

Глава 1. Теоретические и нормативные аспекты организации делопроизводства в системе управления

1.1 Понятие делопроизводства

Делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает само документирование, а также документооборот, хранение и использование документов.

Перед рассмотрением в курсовой работе актуальности применения электронного документооборота типовых процессов делопроизводства рассмотрим несколько понятий. Понятия введены в Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти, Постановление № 477 от 15.06.2009 г.¹

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Что будет, является одним из показателей документационного движения? Одним из основных показателей движения документов является объем документооборота – то есть , само число документов, которые будут поступать в организацию за определенный период².

Документирование включает в себя создание документов, то есть их составление, оформление, согласование и изготовление.

Инструкций делопроизводства -это правила устанавливающие порядок оформления по делопроизводству.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления.

Архив – включает в себя организацию либо же ее подразделение структуры. Осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации.

Для систематизирования архивного сохранения самих электронных документов является электронный архив.

Если обобщить выработанные специалистами ДОУ формулировки, то процесс документооборота можно охарактеризовать как дисциплину, связанную с совместной обработкой документов.³

Разделяют централизованный, децентрализованный.

В централизированном документообороте есть все документы, которые будут подлежать централизированной регистрации. За само обеспечение документооборота отвечает, подразделение, специализированное на документообороте. Также структурные единицы действуют по одним основным правилам.

А в децентрализированном документообороте уже будут правила и основные методики, и они будут и могут быть изменены только основываясь на характере деятельности .

Сам документооборот составляют, те документы, которые могут учитываться в основных структурных подразделениях. Ответственность за исполнение будет нести секретарь данного подразделения.

Выделяют три основных типа документов:

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти⁴ рассматривается применение методических рекомендаций и учтены положения законодательных нормативных актов.

От особенности организации , зависит вид и количество документов и конечно же, от установленных правил сортировки, для комфортной работы. К таким видам документов отнесены (финансовая, маркетинговая и тд.) документация.

1.2 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
в государственном учреждении

Одним из основного нормативно -методического документа, который регулирует делопроизводство, является инструкция по делопроизводству ,разработанная в соответствии с положением о федеральном ахривном агентстве, утвержденная указом президента РФ от 22 июня 2016 года № 293.

Данная инструкция была разработана в целях улучшения делопроизводства и повышения качества работы с документами. Она устанавливает основные требования документирования в управленческой деятельности. Все обязанности работников службы делопроизводства ,определяются должностными инструкциями. В инструкции указано что все работники организации несут ответственность , установленную законодательством РФ, за нарушение сроков хранения документов. Также в инструкции прописаны стандарты по оформлению документов.

Все положения данной инструкции распространяются на саму организацию работы с документами (организационно- распорядительными).

В инструкции сказано, что документы содержащие информацию тайного доступа , будут регулироваться отдельными нормативными актами и утверждаться непосредственно руководителем той или иной организации.

Все содержание служебных документов, не будет подлежать разглашению, но может быть разглашено только с разрешения руководства организации.

Также в целях организации работы с документами можно ввести инструкции, которые будут дополнять , но не противоречить основной инструкции по делопроизводству.

Важной составляющей любой инструкции по делопроизводству является тот раздел, который, посвящен документированию. С 01 июля 2018 г. вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», с Изменениями №1 . Оформление бланков, реквизитов, текстов документов должно осуществляться на основе нового стандарта.

На сайте Росархива размещен новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения.

Кроме самой инструкции по делопроизводству в организации должны быть также положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции. Также порядок, который систематизирует документы должен закрепляться в номенклатуре дел , которая будет использоваться при формировки дел. Номенклатура дел, также является обязательным документом в любой организации.

Все документационное обеспечение ,в муниципальном учреждении регулируется многообразным уровнем нормативных актов. На территории РФ, таким документом будет конституция РФ. Именно она определяет юридическую силу правовых актов. А также, нормативные акты любой организации.

Также документационное обес печение в госу дарственно м учрежден ии регулируетс я норматив ными актам и разного уро вня. Одним из таких до кументом д ля любой ор ганизации н а территор ии Российс кой Федера ции являетс я Конститу ция РФ. Он а определяет юр идическую с илу иных пр авовых акто в. Благодаря, нашей конституции выявляется главная иерархия документирования .

1.3 Применение электронных технологий в современном делопроизводстве

Действенная организация документооборота, помогает результативному хождению документов по всем подразделениям организации, а также правильной загрузкой подразделений и официальных представителей. Влияет на хорошее управление организацией. Все электронные технологии будут увеличивать объем проделанной работы и уменьшать для этой работы потраченное время.

Все процессы связанные с электронным обеспечением и обработкой данных документов , в обязательном порядке должны отвечать правилам инструкции по делопроизводству в управлении.

Весь цикл документа в работе делопроизводства поддерживают современные организации ,которые касаются делопроизводственной работы.

Пришедший из другой организации какой либо документ обязан быть отмечен. Почле отметки документ будет начинать движение по самой организации. Он будет попадать к лицам отвечающим и решающим кто и что должен выполнить по данному документу.

Исходящие бумаги ,которые поступают в организацию должны быть обязательно зарегистрированны . Все бумаги организации централизированны.

Не считая организаций , которые имеют регионально обособленные структуры с огромной годовой отчетностью , для прохождения регистрации данных.

Можно привести пример, что в профильных программа по ведению документов , опираются на основные процессы создания каких либо,финансовых или кадровых документов. Но тем не менее, все программы будут направлены на весь процесс управления организацией.

Нужно обратить внимание , на то что с целью введения электронного документооборота в 2011 году вышел указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации исполнения указаний Президента»

Когда организация принимает ряд решений ,о внедрении технологий электронного вида делопроизводства, должно быть четкое понятие всей сложности этого механизма.

Основные рекомендации по тому, нужна ли профильная программа документооборпота на данные задачи:

-простота системы и конфигурация.

-решение о том, кто будет брать на себя функции системы администрации.

-какаво осуществление интеграции – по защите

-будет ли данная система совпадать с другими технологиями в управлении , а также поставленными задачами в оформлении документов.

Сейчас наша система делопроизводства организованна не на вышем государственном уровне, потому что , применяется не рационально.

По данной информации , я могу сделать вывод , о том , что все оформление , составленее документов ,в любом случае будет регламентированы законадательными и нормативно- методическими актами. В одном из пунктов уделено внимание составу документов , которые утсанавливают правила работы с внешней и внутренней документацией.

Деятельность любой организации отображается в документах . если документ оставлен правильно , то в большенстве случаев решение вопроса будет гараздо быстрее.

В свою очередь для всех решений проблем ,что касается государсвенных программ по основному развитию электронного документооборота- все правила обращения должны применяться электронные технологии в делопроизводстве. С целью развить передачу , использование и хранение документов.

Использование электронного документа в делопроизводстве в государственном органе управления , оформляется локальными правовыми актами. Такими, являются представленные ниже документы : приказ « О порядке учета ,хранения и использования должностными лицами органиации электронной подписи , выданной удостоверяющим центром».любой применение документооборота в делопроизводстве должен оформляться нормативными актами. В России создание и использование электронной подписи устанавливается законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»

В государственный организациях иногда встречается проблема с обеспечением должного делопроизводства , бывает так что важные документы становятся утеренными , не находятся под наблюдением и даже не исполняются.

За счет улучшение ведения делопроизводства , учереждения получат шанс повысить качество государственного управления.

Очень высоки требования государственных учреждений на улучшение программ по электронному документообороту в ДОУ.

Огромный список национальных качеств по ведению делопроизводства в государственном учреждении не могут позволить западные практические решения. После этого возникают число российских изготовителей, которые предлагают хорошие решения в такой области. Это дает надежду , что возможности документационных услуг станут гораздо лучше для государственного управления.

Следовательно, можно сделать вывод , что в самом процессе электронного документооборота , необходимо знать саму структуру , этапы и организаторов. Это позволит определять , на каком этапе будут внесены поправки.

Таким образом, работа с любыми документами , независимо от организационно- правовой формы должна строится на основании нормативно -правовых актов.

Нормативно- методическое регулировние кадрового делопроизводства дает возможность грамотно вести деятельность всей системы документопотока. Поволяет организовывать документооборот и обеспечить хранение и использование документов. Все это осуществляется с помощью нормативно-правовой базы.

Глава 2 Анализ делопроизводства,документооборота и информатизации деятельности Администрации.

2.1 Характеристика муниципального образования органа власти-Администрации Центрального района г. Барнаул

Район Центральный – один из районов который существует уже много лет в городе Барнаул. Он был создан 7 февраля 1983 года. В подчинении Центрального района 15 населенных пунктов, а также один поселок городского типа.

Администрация нашего муниципального образования является , исполнительно- распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования.

Также администрация является юридическим лицом-муниципальным учреждением, которое, образовывается именно для реализации главных управленческих функции.

За счет средств из местного бюджета происходит непосредственно финансирование государственного учреждения.

Местное самоуправление действует на всей территории РФ , а это городские сельские поселение, также муниципальные районов городские округа. Органы местного самоуправления вправе самостоятельно управлять какой либо, муниципальной собственностью, утверждать местный бюджет. Регулировать налоги все сборы, осуществлять охрану порядка в обществе и решать все вопросы местного значения.

Также органы местного самоуправления могут наделяться отдельными государственными полномочиями с передачей для их осуществления материальных и любых финансовых средств . Вся реализация данных полномочий находится под контролем государства.

Главной целью для Администрации является качественное управление нужной территорией и предоставление участия жителям в решениях вопросов ,касаемых местного значения.

Главные задачи Администрации :

- продуктивная реализация делегированных полномочий

-организация прямого контакта с населением , который обеспечит права граждан на активное участие в решении вопросов местного значения.

Муниципальная служба в администрации Центрального района осуществляется и организовывается исходя из представленных ниже принципов :

-контроль и подотчетность органов местного самоуправления и муниципальных служащих

- обязательное исполнение решений вышестоящих органов государственной власти и лиц местного самоуправления администрации, которые были приняты в границах их компетенции, для нижестоящих органов

Основным видом деятельности , является деятельность органов местного самоуправления администрации.

В соответствие со статьей 8 устава администрации Центрального района к вопросам местного значения относится :

-утверждение и исполнение бюджета администрации

-установка и изменение местных налогов

-обладание и использование имуществом, находящимся в собственности администрации

-дорожная деятельность касаемо, авто дорого местного значения в самих границах населенного пункта , в соответствии с законодательством РФ.

- обеспечение остро нуждающихся в жилом помещении , малоимущие семьи , по жилищному законодательству.

-сделать условия для улучшение и предоставления транспортных услуг населению и организация транспортного обслужвания в границах администрации.

- первичные меры по пожарной безопасности в границах населенного пункта

2.2. Нормативно- правовое регулирование деятельности органа власти администрации Центрального района города Барнаул

Для реализации своей деятельности управления муниципального образования, в нашем случае на примере администрации центрального района, можно сказать что она руководствуется несколькими нормативно-правовыми актами. Самый важный из них это непосредственно инструкция по делопроизводству .

Инструкция муниципального образования разработана на основании : типовой инструкции , перечень типовых документов, основные правила ведомственных архивов, госты.

Независимо , по каким вопросам будет подготавливаться постановления распоряжений администрации , инструкция тщательно оформлена по правилам представленными в Госте.

Ознакомившись с инструкцией администрации Центрального района города Барнаул, могу описать то о чем в ней говорится, 1- в основном положении пишется что правила введения делопроизводства в муниципальном образовании будут распространятся на всю документацию .

Вся ответственность по организации делопроизводства , возлагается на самих руководителей или же на заведующих общими отделами.

Также ,в обязательном порядке все принятые муниципальные служащие должны ознакомится с регламентов и инструкцией по делопроизводству.

Муниципальное образование в своей инструкции также указывает общие требования к оформлению всех документов, реквизиты документов.

Согласно инструкции по делопроизводству администрации Центрального района должны в обязательном порядке соблюдаться правила оформления документов , обеспечивающие юридическую Сиду.

Документ будет считается выполненным только ,тогда , когда будут решены все поставленные вопросы.

Что бы правильно группировать документы, их учет и срок хранения , в администрации есть номенклатура дел.В ней в дела формируются документы одного делопроизводственного года, кроме переходящих дел.Систематизация дел внутри самой номенклатуры устанавливается в зависимости от сроков хранения и важности. Номенклатура дел каждый год рассматривается и согласовывается на заседании комисии. В делопроизводстве администрации она выполняет множество функций ,таких как: определение самих сроков хранения всех документов, является учетным документом при передаче в архив, имеет значение справочное, если происходит изучение структуры администрации.

Законами которые регулируют деятельность администрации Центрального района являются:

-Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления РФ»

Кроме того, нужно выделить нормативные правовые акты , которые относятся к самой сфере деятельности администрации Центрального района:

1.Устав

2.положение об администрации центрального района.

3.положение о муниципальной службе в органах местного самоуправления .

Все ведомственные правовые акты нормативного или же инструктивного характера, общие положения об изготовки документов и правильного оформления реквизитов описывают в государственных стандартах.На данный момент действует ГОСТ 7.0.97-2016 который регламентирует оформление документов, относящихся к системе распорядительной документации.

В самой деятельности организации создаются группы документов:

-организационные : постановления,распоряжения Президента , инструкции и положения.

Если использовать в организации подсистемы то, это будет очень важным шагом к распространению элементом электронного движения документов.

Если рассматривать ситуацию на сегодняшний день , то мы можем увидеть ,что часть своего движения и цикла документ ,чаще всего находится в электронном виде. Поэтому, нужны технологии электронного документооборота.

Но помимо плюсов. Можно выделить несколько проблем в администрации.

С большим количеством использования разных программ , в системе компьютерной зачастую происходят сбои, какие то программы не выдерживают нагрузки и приходится перезагружать компьютер или вообще вызывать мастера.

Также нужно заметить ,что в администрации много разных бумаг ,которые не всегда успевают отправить в архив по той или иной причине . Это тоже влияет на качество и обработку делопроизводства.

2.3 Пути совершенствования система делопроизводства и стратегического планирования администрации Центрального района города Барнаул

Для того чтобы решить выявленные проблемы предлагаю следующий комплекс мероприятий:

Мероприятие 1: произвести и выработать варианты бланков для всех возникающих случаев обращения граждан, по всем социально-организационым вопросам в администрации Центрального района .

Мероприятие 2: разместить в электронном виде образов бланков с инструкциями.

Мероприятие 3: увеличить выбор предлагаемых услуг при заключении соглашений.

Мероприятие 4: для сокращения времени на ожидание ответа от управы, предлагается внедрить систему онлайн мониторинга. А также организовать открытый доступ информации о количестве обращений

Мероприятие 5: ввести реестр регламентирующий привлечение заявителей у сбору документов.

Мероприятие 6: ввести на основе мониторинга гибкий график работы сотрудников по социальным вопросам. Для более менее , равномерной нагрузки на работников организаций.

Мероприятие 7: проводить различные тренинги со служищими отдела по социальным вопросам ,повышать этим их компетенцию . а также, ввести в профиль меры и мотивацию для персонала.

Мероприятие 8: нужно выделить подразделение по предоставлению информационно-комунальных услуг в самостоятельную структурную единицу. Создать контакт – центр и единый центр взаимодействия , тем самым наладить всю оперативно работу.

Заключение

В данной курсовой работе , мы рассмотрели и проанализировали систему делопроизводства, ознакомились с основными понятиями и основными положениями инструкции по делопроизводству. Также стало, очевидно, что преимущество электронного документооборота – это повышение оперативности работы с документами и улучшение принятых решений.Важен и экономический фактор -внедрения системы электронного документооборота позволит сократить общие расходы на документооборот на 30 %. Непосредственно с помощью документооборота хорошо решаются задачи управления качеством.

В ходе написания курсовой работы по изучению вопросов значения, организации и путей совершенствования системы делопроизводства в системе управления учреждением, сделаны следующие выводы.

Изучена деятельность, основные функции и направления работы Администрации Центрального района г. Барнаула;

Проанализирован делопроизводство, документооборот, информатизация и проектно-стратегическая деятельности объекта исследования.

Организация делопроизводства и документооборота учреждения в настоящее время организована так, что она одновременно отвечает требованиям сегодняшнего дня, обеспечивает реализацию потребности населения, опираясь на потенциал и кадровый ресурс коллектива.

Список литературы

Приложение

Анализ организационно-правовых документов, применяемых
в Администрации Центрального района г. Барнаула

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356) // http://archives.ru/documents/rules/office-work-rules.shtml.

Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Панасенко Ю.А., – 3-е изд. – М.: РИОР, ИНФРА-М, 2016. – 112 с.

Шувалова Н.Н. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для академического бакалавриата: учебник и практикум / Н. Н. Шувалова. – М.: Юрайт, 2018. – 221 с.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76) // http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml.