Методика и практика архивоведения

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ОФОРМИТЕ СОГЛАСНО ВАШИМ ТРЕБОВАНИЯМ

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Архивное дело представляет собой ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. В архивных делах отражена деятельность определенных общественных структур и личностей, посредством них реализуются законодательные, управленческие, научные, производственные и другие общественные задачи. Помимо этого архивные дела являются фундаментом мировой геополитики: они определяют границы между государствами, нормативно-правовые основания деятельности государств и надгосударственных объединений, порядок и правила международной торговли, регламентируют взаимоотношения во всех сферах между отдельными государствами и т.п.

Актуальность работы обусловлена значимостью выбранной темы. Архивные документы, представляя материальную и духовную жизнь общества, имея историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития. Архивные документы содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

Объект исследования. Архивоведение «Администрации Тамбовского района».

Предмет исследования. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации.

Цель работы. Исследовать методику и практику архивоведения.

Задачи работы:

Степень изученности. Теоретической базой исследования послужили труды по делопроизводству авторов Андреевой В. И., Анисимова В. М., Богатырёва Р. Х., Епатьевой А. В. , труды по архивоведению авторов Крайской З. В., Магидова В. М., Авраменко Т. Ф., Кондакова И. А., Тельчарова А. Д.

Источниковой базой исследования послужили статистические материалы Госкомстата РФ, действующая нормативно-правовая база об архивном деле [3], Постановления Правительства РФ, Приказы Росархива, Постановления Администрации Тамбовской области и иные нормативно-правовые акты РФ.

Теоретическая значимость заключается в том, что оно позволяет систематизировать уже имеющуюся информацию об организации архивного дела на уровне субъектов Федерации муниципального образования, а также углубить их.

Практическая значимость. Отдельные положения могут быть использованы в организации архивного дела и документооборота в муниципальных образованиях Тамбовской области.

Структура работы. Работа состоит из введения, теоретической и практической части в виде двух глав, заключения и списка использованных источников.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие архивной документации и ее использования

Использование документов – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы [5].

Цели использования документов могут быть:

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления [6].

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях режимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д [7].

Использование архивных документов играет существенную роль в законотворческой деятельности. Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадастра в 1470-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охране окружающей природной среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях [8].

Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:

Материалы муниципальных архивов содержат бесценные сведения по истории городского и коммунального хозяйства, строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.

Использование архивных документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели [9].

Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архивах.

Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы [10].

Вывод по разделу 1.1. В данном разделе работы исследовалось понятие архивной документации.

Таким образом, использование архивных документов в Российской Федерации основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.

1.2 Методика и практика использования архивных документов

Формы использования архивных документов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы [11].

Основными формами использования в архиве являются:

Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов [12, 14].

Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации [15].

Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации [17].

Вывод по разделу 1.2. В данном разделе работы изучались методика и практика использования архивных документов.

Таким образом, методика и практика использования архивных документов – это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

1.3 Правовое регулирование использования архивной документации

Основные правовые акты, которые регламентируют работу по формированию и ведению архивов организаций, это:

Главные требования к формированию архивов и разграничению собственности на архивные документы как раз и устанавливает ФЗ об архивном деле в Российской Федерации № 125-ФЗ [3]. Это основной регламент, которым организация должна руководствоваться независимо от того, решила ли она передавать свои документы на хранение в сторонний архив или же хранить их у себя, в собственном архиве.

Правилами устанавливаются следующие формы использования архивных документов:

Особый интерес в области регламентирования использования архивных документов представляет Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации [6]. Данный порядок регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов: процедуры допуска пользователей в читальные залы архивов, права, обязанности и ответственность пользователей, порядок выдачи дел, документов, копий документов.

Что касается деятельности муниципальных архивных учреждений, то органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, городских округов и внутригородских районов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» [4].

Принципы использования архивных документов в муниципальных архивах в полной мере отражены во всех вышеперечисленных законодательных и нормативно-правовых актах. Помимо этого, деятельность муниципальных архивов по использованию архивных документов регламентируется на уровне субъекта Российской Федерации и на уровне муниципалитета. Также на локальном уровне архивные учреждения разрабатывают методические документы, касающиеся вопросов использования архивных документов в архиве, например: правила работы читального зала архива, методические рекомендации по исполнению запросов, методические рекомендации по проведению выставок и экспонированию документов и т. д.

Вывод по разделу 1.3. В данном разделе работы исследовалось правовое регулирование архивоведения.

Таким образом, закон об архивном деле [3] — основной правовой документ, которым следует руководствоваться при формировании архивов различных уровней, а также при разработке локальных актов, регламентирующих деятельность архивов организаций.

Вывод по первой главе работы. В данной главе работы исследовались теоретические аспекты архивоведения.

Таким образом, архивоведение, также известное как управление архивами, - это теория, изучение и практика хранения, каталогизации и поиска документов и других архивных материалов. Чтобы архивы представляли ценность для общества, им должны доверять, поэтому они должны обладать определенными качествами. К ним относятся подлинность, надежность, целостность и удобство использования. Архивные документы должны быть тем, за что они себя выдают, должны точно представлять деятельность, для которой они были созданы, должны давать целостную картину благодаря использованию достаточного количества содержания, а также должны находиться в доступном месте и в пригодном для использования состоянии.

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ОЦЕНКА АРХИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРИМЕРЕ «АДМИНИСТРАЦИИ ТАМБОВСКОГО РАЙОНА»

2.1 Характеристика архивного отдела «Администрации Тамбовского района»

Архивный отдел администрации Тамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица, имеет угловой штамп, по распоряжению Администрации может иметь печать с изображением герба Российской Федерации [13].

Отдел образуется постановлением Администрации. Отдел является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления [4], обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.

Функции архивного отдела администрации Тамбовского района. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами: обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов Отдела, в том числе: обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учет и использование:

Обеспечивает временное хранение, комплектование учет и использование документов:

В последние годы для повышения эффективности использования архивных документов изучаются потребности органов местного самоуправления [4], учреждений, организаций, промышленных и сельскохозяйственных предприятий в документной информации, ведется систематическое их информирование об архивных документах по актуальным проблемам социально-экономического развития района, а также о юбилейных и знаменательных событиях в истории Тамбовского района, города, сельских Советов, учреждений здравоохранения, культуры, учебных заведений, промышленных и сельскохозяйственных предприятий [17].

Вывод по разделу 2.1. В данном разделе работы изучалась характеристика архивного отдела «Администрации Тамбовского района».

Таким образом, архивный отдел администрации Тамбовского района, финансируется из средств районного бюджета. Поэтому за обеспечение помещениями, пригодными для длительного хранения документов, их техническое оснащение, оборудование, охрану, создание других необходимых условий для работы архива отвечает районная администрация. Архивисты тесно сотрудничают не только с ней, но и с организациями, учреждениями и предприятиями муниципального образования, а по вопросам методического обеспечения обращаются в Управление культуры и архивного дела Тамбовской области, государственный архив Тамбовской области, Центр документации новейшей истории Тамбовской области.

2.2 Оценка и автоматизация учета документов архивного отдела «Администрации Тамбовского района»

Раздел автоматизации учета документов архивного фонда архивных учреждений Тамбовской области в настоящее время укомплектован небольшим количеством программных комплексов, из которых три – разработки 1996-1999 годов. По этому разделу в целях автоматизация учета документов архивного отдела администрации Тамбовского района предлагаю реализовать программу автоматизации учета документов архивного фонда «АРХИВНОЕ ДЕЛО» [18]. Система «Архивное дело» заняла первое место в конкурсе ИТ-решений «Продукт года - 2006» на выставке Softool-2006. Система «Архивное дело»: полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий.

Особенности Системы «Архивное дело»:

Таким образом, организации, которые будут её использовать, получат средства, упрощающие процедуру передачи дел на хранение в государственные и муниципальные архивы [20].

Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.

Система включает следующие функции:

Опция «Поточное сканирование» предназначена для автоматизации процесса массового сканирования и прикрепления электронных образов отсканированных документов к их регистрационным карточкам.

Опция «Поточное сканирование» предназначена для автоматизации следующих процессов:

Вывод по разделу 2.2. В данном разделе работы исследовалась оценка и автоматизация учета документов архивного отдела «Администрации Тамбовского района».

Таким образом, по заключению специалистов Росархива «бесспорным достоинством системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов».

2.3 Проблемы и методы совершенствования архивоведения

В последнее время все острее ощущается необходимость привлечения новых информационных технологий на службу документационного обеспечения управления. Особенно это актуально для тех организаций, которые вынуждены работать с огромными массивами документов.

С принятием нового закона единый Архивный фонд Российской Федерации был разделен на три части: федеральные архивные документы, региональные архивные документы и муниципальные архивные документы. Разделяя собственность на документы, не предусмотрели изменение системы комплектования и хранения документов, существовавшей еще с советского времени. Напротив, в статье 21 закона было введено положение, которое сохраняло существующий порядок: «Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела» [15, 17].

В результате встал вопрос о судьбе документов территориальных подразделений федеральных органов власти, таких, как суды, прокуратуры, налоговые органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения Пенсионного фонда, федеральные государственные учреждения и унитарные предприятия, учреждения культуры и образования и т.д. Согласно новому закону вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в федеральные архивы, возможности которых ограничены [18].

Вывод по разделу 2.3. В данном разделе работы определялись проблемы и методы совершенствования архивоведения.

Таким образом, сохранение Архивного фонда Российской Федерации, как одного из символов российской государственности, важнейшей части историко-культурного наследия народов России и части государственных информационных ресурсов является главнейшей задачей архивной службы, приоритетным направлением работы всех архивных учреждений.

Вывод по второй главе работы. В данной главе работы исследовались организация и оценка архивной деятельности на примере «Администрации Тамбовского района».

Таким образом, для архивного дела федерального уровня ее важнейшими последствиями стали:

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Область архивных исследований включает управление историческими документами в архивах посредством процессов приобретения, оценки, упорядочивания, описания и сохранения, а также инвентаризации, классификации и хранения существующих организационных документов.

Не существует универсального набора стандартов или законов, которые регулируют миссию или форму архивных учреждений. Мандаты, функции и формы архивных учреждений и программ, как правило, различаются в зависимости от целей тех, кто контролирует архивы, от характера общества, в котором они существуют, а также от географического языка и местоположения.

Существующие стандарты DIRK, ISO и ICO служат для архивов ориентирами, которые они могут адаптировать и следовать им в соответствии со своими потребностями.

После внедрения компьютерных технологий в архивные хранилища в 1970-х годах архивисты осознали растущую потребность в разработке общих стандартов описательной практики для облегчения распространения архивной описательной информации. Архивные исследования сосредоточены на курировании и создании архивов, в которых хранятся исторические звуко- и видеозаписи, аналоговая пленка, редкие рукописи, дневники, фотографии, документы и другие носители информации. Архивный процесс требует оценки и проверки подлинности материалов, а также разработки системы классификации, учета, организации и доступа к материалам.

Существуют исключительные онлайн-программы, которые готовят специалистов для карьеры в коллекционных архивах, на предприятиях и в правительстве. В этих программах особое внимание уделяется электронным записям и цифровым архивам. Они предлагают более углубленное изучение, чем программы по истории общества, информатике или библиотечному делу.

Программы представляют собой инновационное сочетание информационных технологий и традиционных архивных знаний, которые отвечают потребностям профессионалов в понимании современных систем ведения записей и документации. Выпускники становятся успешными архивистами, стремящимися к созданию надежных, всеобъемлющих коллекций, заслуживающих долгосрочного хранения.

Они опираются на практические навыки и теоретические знания в области архивного дела. Выпускники понимают влияние технологий на профессию и обладают навыками и знаниями для управления цифровой информацией и работы с информационными технологами. Они учатся работать в быстро меняющейся среде, находя инновационные решения проблем цифровых архивов. Выпускники осваивают такие архивные функции, как описание и оценка; описание и упорядочение; доступ и справка; работа с архивами, сохранение и управление всеми форматами документов, в том числе цифровыми форматами, в соответствии с профессиональной этикой, законодательством и передовым опытом. Результаты достигаются посредством сочетания лекций, дискуссий, практических лабораторий и стажировок, а также исследований и отчетов.

Менеджеры по документам и архивариусы работают в различных сферах, включая некоммерческие организации, религиозные организации, университеты и колледжи, корпорации, государственные службы документации и информации, а также учреждения культурного наследия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Нормативно-правовые акты

Список литературы