Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя (специалиста)

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ОФОРМИТЕ СОГЛАСНО ВАШИМ ТРЕБОВАНИЯМ

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время нехватка времени — это одна из проблем, которые тревожат руководителей разного ранга, так как временной фактор для них, как правило, играет решающую роль. Время представляет собой ресурс, которым каждый обладает в абсолютно равных количествах. Для каждого в этой связи проблема состоит не в том, сколько он имеет, а в том, как он использует то время, которым располагает.

Необходимость учета затрат рабочего времени признается практически всеми руководителями. На практике, однако, мало кто реально решает для себя этот вопрос, что приводит к ряду отрицательных последствий: спешке в работе, переутомлению, слабой мотивации в труде, бесплановости в работе.

Рациональная организация рабочего времени требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем, изучения структуры затрат рабочего времени. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы. Термин «тайм-менеджмент» отражает наиболее распространенное определение сферы управленческой деятельности, оформившейся в самостоятельное направление менеджмента организации к 70-м г.г. XX века. Тайм-менеджмент включает в себя всю совокупность технологий планирования работы сотрудника организации, которые применяются сотрудником самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени и повышения подконтрольности возрастающего объема задач. Иногда для обозначения таких технологий применяются также термины «самоменеджмент», «персональная (личная) организация труда», в отличие от общего менеджмента (корпоративной организации труда).

Актуальность работы обусловлена значимостью выбранной темы. Рыночная экономика вносит существенные изменения в содержание трудовых отношений и в правовое положение их субъектов в связи с внедрением новых форм собственности и методов хозяйствования, а также формирования рынка труда. Трудовое законодательство - единственная отрасль законодательства, которая способна не только непосредственно воздействовать на основную производственную силу - людей, но и защитить их в процессе трудовой деятельности. Под влиянием системы норм трудового законодательства формируется правовой механизм социальной защиты работников.

Без рассмотрения такого вопроса, как рабочее время и время отдыха в трудовом праве, невозможно правильное регулирование процесса труда.

Объект исследования. Рабочее время руководителя (специалиста) на примере предприятия ООО «Мила Я».

Предмет исследования. Эффективность использования рабочего времени.

Цель работы. Исследовать повышение эффективности использования рабочего времени руководителя (специалиста).

Задачи работы:

Структура работы. Работа состоит из введения, теоретической и практической части в виде двух глав, заключения и списка использованных источников.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОНЯТИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

1.1 Сущностные основы понятия рабочего времени

Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени (например, перерывы для обогревания и отдыха, предоставляемые работникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях; перерывы для кормления ребенка, предоставляемые женщинам, имеющим детей до 1,5 лет; периоды простоя не по вине работника, и др.). [1]

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда (Министерством здравоохранения и социального развития РФ).

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Тайм-менеджмент — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенную деятельность. Правильное управление временем позволяет человеку выполнить больше дел за более короткий промежуток времени, снижает стресс и ведет к карьерному успеху.

Преимущества управления временем. Умение эффективно управлять своим временем очень важно. Правильное управление временем ведет к повышению эффективности.

Корпоративное развитие — это группа в корпорации, ответственная за принятие стратегических решений по развитию и реструктуризации бизнеса, установлению стратегических партнерских отношений, повышению производительности, снижению стресса и успеху в жизни. [1, 2]

Люди, практикующие эффективные методы управления временем, часто обнаруживают, что они:

Поиск стратегии управления временем, которая лучше всего подходит именно вам, зависит от вашего характера, способности к самомотивации и уровня самодисциплины.

Тайм-менеджмент включает в себя:

Затрачивать нужное время на нужную деятельность.

Вывод по разделу 1.1. В данном разделе работы рассматривались сущностные основы понятия рабочего времени.

Таким образом, рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

1.2 Особенности использования рабочего времени

Работа — это центральная часть нашей жизни. Это то, чем мы занимаемся почти каждый день, большую часть суток, десятилетиями подряд. Поскольку она занимает центральное место, внимательное изучение того, сколько времени мы тратим на работу, может многое рассказать о нашей жизни и обществе, в котором мы живем. [6]

Сколько работают люди во всем мире? Сегодня во многих странах люди работают гораздо меньше, чем за последние 150 лет. Меньше работать — значит иметь возможность тратить время на повышение уровня образования или просто наслаждаться свободным временем. Это значительный прогресс, но все еще существует огромное неравенство между странами и внутри них, и нам еще предстоит добиться прогресса. [7]

Здесь мы представляем данные о продолжительности рабочего времени. Мы исследуем, как он различается в разных странах и с течением времени, и как эти различия влияют на жизнь людей.

В современном суетливом мире легко предположить, что все мы, по большому счету, работаем больше, чем когда-либо. Но так ли это на самом деле?

Как мы подробно объясним ниже, исследования по истории рабочего времени показывают, что это не так.

Имеющиеся данные показывают, что в 19 веке люди во всем мире работали очень долго, но за последние 150 лет продолжительность рабочего дня значительно сократилась, особенно в самых богатых странах.

На приведенном здесь графике показано среднее количество рабочих часов с 1870 года для ряда стран, которые рано начали индустриализацию. Вы можете добавить или удалить страны, нажав кнопку Добавить страну на графике.

Мы показываем годовые итоги, поэтому тенденции учитывают изменения как в продолжительности рабочих дней, так и в количестве рабочих дней в течение года. Данные получены в результате исследования историков экономики Майкла Хубермана и Криса Миннса, которые объединили данные из исторических записей, данных национальных счетов и других источников1.

Диаграмма показывает, что среднее количество рабочих часов резко сократилось для работников в странах с раннеиндустриальной экономикой за последние 150 лет. В 1870 году рабочие в большинстве этих стран работали более 3 000 часов в год, что эквивалентно изнурительному труду по 60-70 часов в неделю в течение 50 недель в году.

Но мы видим, что сегодня эти экстремальные рабочие часы сократились примерно вдвое. Например, в Германии годовое рабочее время сократилось почти на 60% - с 3 284 часов в 1870 году до 1 354 часов в 2017 году, а в Великобритании сокращение составило около 40%. До этой революции в рабочем времени люди работали столько же часов с января по июль, сколько мы сегодня работаем за целый год.

Для многих стран на диаграмме у нас нет долгосрочных рядов, восходящих к 19 веку. Но у нас есть свидетельства из других исторических источников за 1870-1900 годы, что во многих из этих стран рабочие также работали очень долго.

Для тех стран, по которым имеются долгосрочные данные, на этом графике можно выделить три различных периода: В 1870-1913 годах наблюдалось относительно медленное сокращение часов; затем в 1913-1938 годах сокращение часов резко ускорилось в разгар мощных социально-политических, технологических и экономических изменений, которые произошли в результате Первой мировой войны, Великой депрессии и в преддверии Второй мировой войны; а затем, после подъема часов во время и сразу после Второй мировой войны, сокращение часов продолжилось во многих странах, хотя и более медленными темпами и с большими различиями между странами.

В последние десятилетия продолжилось сокращение рабочего времени во многих странах, но между странами существуют большие различия.

Если увеличить масштаб за последние 70 лет и посмотреть на другие страны, помимо тех, которые рано начали индустриализироваться, то данные показывают продолжающееся сокращение рабочего времени во многих странах, но также и большие различия между странами. [8, 9]

На представленной здесь диаграмме мы увеличиваем масштаб периода с 1950 года и меняем выбор стран, чтобы подчеркнуть некоторые различия в тенденциях.

В некоторых странах, например, в Германии, продолжилось резкое историческое сокращение рабочего времени, в то время как в других странах, например, в США, в последние десятилетия сокращение выровнялось.

В некоторых странах мы видим перевернутую U-образную форму. Например, в Южной Корее продолжительность рабочего дня резко возросла в период с 1950 по 1980 год, а затем снова снизилась с середины 1980-х годов. В других странах мы не видим никакого недавнего спада - например, в Китае в 1990-х и начале 2000-х годов продолжительность рабочего дня фактически выросла, а затем выровнялась в последние годы.

Более короткие рабочие дни, но при этом больше праздников и отпусков.

Описанное выше сокращение годового рабочего времени произошло за счет уменьшения количества рабочих часов в день, а также уменьшения количества рабочих дней в неделю и количества рабочих недель в году.

В своей работе, анализирующей исторические данные по США, экономист Дора Коста суммирует доказательства:

«Продолжительность рабочего дня резко сократилась в период с 1880-х годов, когда типичный рабочий трудился 10 часов в день, 6 дней в неделю, до 1920 года, когда его коллега работал 8 часов в день, 6 дней в неделю. К 1940 году типичный рабочий график составлял 8 часов в день, 5 дней в неделю. Хотя дальнейшее сокращение рабочего времени в основном происходило в форме увеличения отпусков, праздников, дней болезни, личных отпусков и более раннего выхода на пенсию, исследования дневников рабочего времени показывают, что продолжительность рабочего дня продолжала снижаться по сравнению с 8 часами в день».

Как отмечает Коста, у работников были регулярные выходные дни каждую неделю: один выходной день (обычно воскресенье) по крайней мере с 1880-х годов до примерно 1940-х годов, когда два выходных дня стали более типичными.

В дополнение к обычным выходным дням каждую неделю, рабочие в раннеиндустриальных странах имели выходные дни в связи с отпусками и национальными праздниками. Это показано на приведенной здесь диаграмме, которая опять же основана на исследовании Губермана и Миннса. Диаграмма показывает, что количество дней отпуска и праздников увеличилось за период с 1870 по 2000 год. Ярким примером являются Нидерланды, где продолжительность отпуска и праздников увеличилась с четырех дней в 1870 году до почти 38 дней в 2000 году.

Сокращение продолжительности рабочего дня и количества рабочих дней было обусловлено несколькими факторами, включая рост производительности труда и принятие нормативных актов, ограничивающих продолжительность рабочего дня. Мы обсудим эти и другие ключевые факторы, определяющие тенденции изменения продолжительности рабочего дня в разных странах и во времени, в серии предстоящих статей. [10, 11]

Представленные здесь данные получены в результате десятилетий работы историков экономики и других исследователей. Конечно, данные не идеальны - как мы объясняем в одной из следующих статей, точно измерить продолжительность рабочего времени сложно, а опросы и исторические записи имеют свои ограничения, поэтому оценки продолжительности рабочего времени в течение столетий обязательно содержат погрешность. Но для любой конкретной страны изменения во времени намного больше, чем погрешность в любой момент времени: Средний рабочий в богатой стране сегодня действительно работает гораздо меньше часов, чем средний рабочий 150 лет назад.

Как объясняют экономисты Дайана Койл и Леонард Накамура, изучение рабочего времени имеет решающее значение не только для измерения макроэкономической производительности, но и для измерения экономического благосостояния за пределами экономического производства. Более целостная система измерения «прогресса» должна учитывать изменения в том, как люди могут распределять свое время между различными видами деятельности, среди которых оплачиваемая работа является лишь одним.

Имеющиеся данные показывают, что вместо того, чтобы работать больше, чем когда-либо, работники во многих странах сегодня работают гораздо меньше, чем за последние 150 лет. Внутри стран и между ними существует огромное неравенство, однако достигнут значительный прогресс.

Работают ли работники в более богатых странах дольше?

Экономическое процветание в разных уголках мира сегодня крайне неравномерно. Средний доход жителей Швейцарии, одной из самых богатых стран мира, более чем в 20 раз выше, чем у жителей Камбоджи. Жизнь в этих двух странах может выглядеть совершенно по-разному.

При рассмотрении таких различий в благосостоянии возникает естественный вопрос: кто больше работает - жители более богатых стран, таких как Швейцария, или более бедных, таких как Камбоджа?

Если посмотреть на имеющиеся данные, то ответ очевиден: работники в более бедных странах действительно работают больше, и иногда намного больше. [11]

Мы видим это на приведенном здесь графике, где по горизонтальной оси отложен ВВП на душу населения, а по вертикальной - годовое количество рабочих часов на одного работника.

Такие страны, как Камбоджа (страна в левом верхнем углу) или Мьянма, имеют один из самых низких показателей ВВП на душу населения, но самое большое количество рабочих часов. В Камбодже средний работник работает 2 456 часов в год, что почти на 900 часов больше, чем в Швейцарии (1 590 часов) в правом нижнем углу графика. Дополнительные 900 часов для камбоджийских работников означают более длинный рабочий день и гораздо меньше выходных.

Рабочее время сокращается по мере того, как страны становятся богаче. Существует связь между национальным доходом и средним рабочим временем не только между странами в определенный момент времени - как показано на графике выше, - но и между отдельными странами с течением времени.

Со времен промышленной революции люди во многих странах стали богаче, а продолжительность рабочего дня за последние 150 лет значительно сократилась. [12, 13] На приведенном здесь графике мы показываем эту связь между доходами и рабочим временем с течением времени, по странам. Это та же диаграмма, что и выше, только теперь отдельные точки данных по странам превратились в линии, соединяющие наблюдения с 1950 года до сегодняшнего дня. Четыре выделенные страны являются примером того, как рабочее время сокращалось одновременно с ростом среднего дохода. Германия, например, сдвинулась далеко вправо, когда ВВП на душу населения вырос более чем в 10 раз (с $4 644 до $47 556), и далеко вниз, когда рабочее время сократилось почти наполовину (с 2 427 до 1 354 часов в год).

Это вполне логично: по мере роста доходов люди могут позволить себе больше того, что им нравится, в том числе больше отдыхать и меньше работать.

Вывод по разделу 1.2. В данном разделе работы рассматривались особенности использования рабочего времени.

Таким образом, результативность работы предприятия, реализация производственных планов, эффективность финансовых вложений во многом зависит от правильного использования человеческих ресурсов.

Большое значение имеет подбор кадров и грамотное управление персоналом.

Анализ использования рабочего времени выявляет изъяны в трудовом процессе, помогает понять причины низкой продуктивности сотрудников. Результаты анализа показывают, как улучшить показатели использования рабочей силы, увеличить объемы производимой продукции и одновременно понизить трудозатраты на ее выпуск.

1.3 Фонд рабочего времени и характеристика его основных элементов

Ключевым фактором роста национального дохода и сокращения рабочего времени является рост производительности труда.

Производительность — это скорость превращения вводимых ресурсов в производимую продукцию. Для понимания рабочего времени ключевым показателем является производительность труда: экономическая отдача за один час работы. [15]

На самом конкретном уровне производительность труда отражает такие вещи, как количество хлеба, который пекарь выпекает за час, или количество автомобилей, которые рабочие завода собирают за час. На самом комплексном уровне она соотносит общий объем производства экономики (ВВП) с общим объемом затраченного труда (общее количество отработанных часов в год), что дает нам совокупный показатель производительности труда - ВВП на час работы. [16]

Более высокая производительность труда связана с меньшим количеством рабочих часов, как показано на приведенном здесь графике, где производительность труда показана на горизонтальной оси, а годовые рабочие часы - на вертикальной. В настоящее время на графике представлены данные за последний доступный год, но вы можете проследить эту взаимосвязь за период с 1950 года, воспользовавшись синим ползунком в нижней части графика. [17]

Мы видим, что те же самые богатые страны с более низким рабочим временем, которые мы отмечали ранее - например, Германия и Швейцария - имеют очень высокую производительность труда, в обеих странах она составляет почти 70 долларов в час. Если работники могут производить больше продукции за каждый час работы, то им становится возможным работать меньше.

Хотя это не обязательно означает, что они действительно работают меньше - например, рабочие в США и Сингапуре работают гораздо больше часов, чем их коллеги в странах с аналогичной производительностью труда.

Напротив, в странах, расположенных в левом верхнем углу диаграммы, производительность труда намного ниже - в Камбодже, например, она составляет всего 2 доллара в час - и поэтому работникам приходится работать намного больше часов, чтобы компенсировать это.

Технологические инновации - определяемые здесь широко и включающие физические машины, а также идеи, знания и процессы - позволяют каждому работнику стать гораздо более продуктивным. А рост производительности, в свою очередь, способствует увеличению доходов и сокращению рабочего времени. [18]

Ярким примером того, как технологические инновации стимулируют рост производительности, является сельское хозяйство. В США, например, производство продукции фермерских хозяйств на час труда выросло почти в 16 раз с 1948 по 2011 год. Повышение производительности позволяет нам кормить быстро растущее население, несмотря на то, что доля людей, занятых в сельском хозяйстве, сейчас меньше, чем когда-либо.

Приведенный здесь график показывает рост производительности труда не только для сельского хозяйства, но и для всей экономики. Технологические, экономические и социальные структуры в более богатых странах позволили работникам производить больше, работая при этом меньше. [19, 20]

Помимо технологических инноваций, есть свидетельства того, что меньшее количество рабочих часов само по себе может поддерживать производительность труда на более высоком уровне, что делает связь между рабочим временем и производительностью самоподкрепляющейся. Например, экономист Джон Пенкавель изучал рабочих военного времени в Великобритании и обнаружил, что их производительность оставалась высокой до определенного порогового количества часов, но заметно снижалась выше этого порога. Наверное, все мы сталкивались с падением производительности, которое наступает в конце очень долгого рабочего дня.

Данные показывают, что именно работники в более бедных странах, как правило, работают больше, а иногда и намного больше, чем работники в более богатых странах.

Это имеет серьезные последствия для нашего представления об экономическом прогрессе, достигнутом за последние два столетия, и о природе неравенства между странами сегодня. [21]

Это означает, что жители современных бедных стран, таких как Камбоджа и Мьянма, а также современных богатых стран в прошлом, когда они были бедными, бедны не только в плане потребления, часто не имея возможности позволить себе такие предметы первой необходимости, как продукты питания и лекарства. Это означает, что они также бедны в плане досуга: поскольку производительность труда низкая, и они вынуждены много работать, чтобы выжить, они не могут позволить себе тратить много времени на улучшение своего положения, получение образования или просто на досуг.

То, что люди в более бедных странах работают намного больше, чем в более богатых, показывает, что различия в благосостоянии не связаны с различиями в трудовой этике - они в значительной степени обусловлены различиями в обстоятельствах и возможностях. Как мы спрашиваем в другом посте, «каковы были бы шансы Стива Джобса, если бы он родился в Центральноафриканской Республике?». Независимо от того, насколько усердно он работал или насколько умным он был, трудно представить, что Стив Джобс смог бы реализовать свой потенциал с такой крутой горой неравенства, на которую ему пришлось бы взобраться. [22, 23]

Мы также видим, что теряет мир, когда исключительно талантливые люди, включая всех гениальных, но обездоленных людей в беднейших странах мира, не имеют возможности реализовать свой потенциал.

Поэтому поиск путей повышения производительности труда является ключом не только к увеличению производства, но и к сокращению рабочего времени, что необходимо для процветания общества. [24]

Вывод по разделу 1.3. В данном разделе работы исследовался фонд рабочего времени и характеристика его основных элементов.

Таким образом, Фонд рабочего времени представляет собой объем часов за определенный период, в который сотрудник работает. На данный показатель влияет множество факторов: время, истраченное работником на больничные, отпуска. Фонд уменьшается также при опоздании сотрудников.

Вывод по первой главе работы. В данной главе работы рассматривались теоретические основы понятия рабочего времени.

Таким образом, приведенный анализ показывает, что данные о рабочем времени могут иметь ограничения - из-за различий в источниках или способах применения метода - но то, какое значение они имеют для нашей интерпретации данных, зависит от контекста.

В контексте, где важно точное сравнение схожих стран, небольшие различия между источниками могут иметь значение. Именно поэтому для сравнения последних уровней рабочего времени в США и Европе Бик и др. использовали только исследования рабочей силы, которые они стандартизировали еще больше для максимальной сопоставимости между странами. Но в качестве компромисса это позволило рассмотреть лишь небольшую выборку более богатых стран. В контексте, когда мы хотим сосредоточиться на более крупном масштабе - например, на долгосрочных исторических тенденциях, которые мы видим на диаграмме, - ограничения источников не настолько велики, чтобы подорвать наши выводы. Крупные международные базы данных, такие как PWT, не отличаются высоким уровнем сопоставимости между странами, но они позволяют нам рассмотреть гораздо больше стран мира и выявить широкие и важные тенденции, такие как значительная разница в продолжительности рабочего дня между самыми богатыми и самыми бедными странами.

PWT и ОЭСР также полезны в тех случаях, когда мы хотим получить исчерпывающую картину тенденций в отдельных странах, поскольку они часто основаны на национальных счетах, которые объединяют данные из многих источников, чтобы дать всеобъемлющую картину рабочего времени.

Данные о рабочем времени не идеальны, и важно понимать их ограничения, но они все же могут многое рассказать нам о нашей жизни и о мире.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «МИЛА Я»

2.1 Анализ использования фонда рабочего времени

ООО «Мила Я», расположенное по адресу: г. Тверь, ул. Оборонная, 10, занимается реализацией молока и молочных продуктов.

Согласно Устава предприятия, ООО «Мила Я» было зарегистрировано Регистрационно-лицензионной палатой г. Твери 7 декабря 1998 года (серия «Г», регистрационный номер 8/4 – 98), с присвоением статуса Общество с ограниченной ответственностью (в дальнейшем ООО) и присвоением соответствующего идентификационного номера (№ 892-98).

Штатное расписание фирмы включает 75 должностей, из которых 15 – менеджеры разных уровней.

Система управления ООО «Мила Я» представлена в виде штабной схемы характеризующаяся линейными связями. Штабная схема имеет преимущества при необходимости осуществлять линейное управление (единоначалие).

Преимущества линейно-штабной структуры управления:

Недостатки линейно-штабной структуры управления:

Организации присуще открытая реактивная кадровая политика. Организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом уровне, организация готова принять на работу любого специалиста соответствующей квалификации без учета опыта работы в других организациях.

Руководство предприятия осуществляет контроль за симптомами негативного состояния в работе с персоналом, причинами и ситуацией развития кризиса: возникновение конфликтов, отсутствие квалифицированной рабочей силы, отсутствие мотивации к труду.

Внутри организации существует клановая структура. Организации кланового типа характеризуются разделением всеми работниками ценностей и целей организации, сплоченностью, соучастием, индивидуальностью и ощущением организации как «мы».

Основные базисные допущения таковы:

Одним из важнейших условий выполнения плана производства, увеличения выработки продукции каждого члена трудового коллектива, а также рационального использования трудовых ресурсов является экономное и эффективное использование рабочего времени. От того, насколько полно и рационально используется рабочее время, зависят эффективность работы, выполнение всех технико-экономических показателей. Поэтому анализ использования рабочего времени является важной составной частью аналитической работы на промышленном предприятии.

Эффективность использования рабочего времени рассмотрена на примере руководителя ООО «Мила Я».

Анализ работы данного предприятия сразу показывает, что рано или поздно руководителю его придется столкнуться с необходимостью использования различных методик тайм-менеджмента. В связи с тем, что предприятие молодое, еще четко не выработаны функциональные обязанности сотрудников, взаимодействие во многом осуществляется на основе неформального общения. [25] Рабочий день руководителя в ООО «Мила Я» ненормированный, то есть при необходимости он остается на работе допоздна и часто задерживает сотрудников, чтобы решить какой-либо важный вопрос. Довольно часто он лично присутствует при приеме заказа, чтобы лично убедится, что работники его фирмы грамотно оформляют заказ и работают с клиентами. Фирма работает без перерыва на обед, работники могут по несколько человек перекусить в обеденное время. [26] Руководителю часто приходится уезжать из офиса с целью решения различных вопросов с налоговыми органами, другими организациями. Как говорит сам руководитель, у него не остается времени не только на какое-то совершенствование деятельности фирмы и разработку стратегий ее развития, но и на дела личного характера. Однако он надеется, что со временем многие проблемы будут решены, возможно, будет создана должность его заместителя, что значительно освободит его от нагрузки.

Вывод по разделу 2.1. В данном разделе работы проводился анализ использования фонда рабочего времени ООО «Мила Я».

Таким образом, система управления ООО «Мила Я» представлена в виде штабной схемы характеризующаяся линейными связями. Штабная схема имеет преимущества при необходимости осуществлять линейное управление (единоначалие).

2.2 Анализ использования рабочего времени на показатели выработки

В данной работе были проанализированы 2 рабочих дня директора ООО «Мила Я». К сожалению, анализ не может соответствовать 100% рабочему дню руководителя, так как таблицы составлены на основе результатов записей, сделанных секретарем директора этой организации. В итоге получилась следующая картина:

Таблица 1.

Рабочий день №1

Таблица 2.

Рабочий день №2

Как видно из этих двух таблиц, среднее время работы руководителя составляет 10 часов 55 минут, или 655 минут. Однако считается, что нормальный режим работы составляет 8 часов или 480 минут, что и оговорено как максимальное рабочее время в трудовом законодательстве России. Следовательно, руководителю для качественной работы необходимо дополнительное время, что говорит о желательности рационального использования времени.

Проанализируем график его работы.

Во-первых в глаза сразу бросается то, что он в течение нескольких раз в день контролирует деятельность своих работников, то есть предварительно проверяет их присутствие на рабочем месте, их работу в течение рабочего дня и по окончании рабочего дня, также он наблюдает за тем, как происходит процесс приема заказа. Это время в сумме занимает 35 минут в первый день и 55 минут во второй день, то есть 45 минут в день, что составляет около 7% времени, которое руководитель проводит на работе.

Во-вторых работа с корреспонденцией. Она занимает в среднем 7% рабочего времени руководителя (45 минут). Это время также вполне удачно распределено руководителем, так как он получает свежую информацию утром в самом начале работы и отправляет корреспонденцию, тоже утром, не оставляя ее «на потом». При этом время, затраченное на этот процесс незначительно, менее 10 % от общего рабочего времени.

В-третьих, определенное время занимает отдых, послеобеденный, текущий и после каких-либо определенных действий, например поездок. Время отдыха составило в первый день 55 минут (8% рабочего времени), во второй день 25 минут (4% рабочего времени), то есть время отдыха также было незначительным.

Совещания, общие и с отдельными сотрудниками составили за 2 дня 125 минут или 62,5 минуты в сутки, что составляет 9,5% общего рабочего времени. Следует заметить, что данные совещания не занимают много времени, менее 10% от длительности рабочего дня.

Одним из самых длительных процессов, осуществляемых руководителем является процесс изучения различных бумаг. Этот процесс является источником информации для руководителя, способом работы с ней (анализ, синтез, разработка идей и отражение их в письменном виде для последующей работы в том числе и на совещаниях) и в то же самое время он является одним из способов экономии времени. Работа с бумагами заняла столько времени: первый день – 195 минут (30% времени), второй день 185 минут (28% времени). Работа с бумагами – процесс очень емкий в части временных затрат.

Еще один растянутый во времени процесс – это различного рода поездки руководителя. Если в первый день на это было затрачено 145 минут (22% времени), то во второй уже 245 минут (37% времени).

«Воры времени» были представлены распространителями, которые заняли 30 (5% времени), минут и беседой с секретарем, длившейся 25 минут (4% времени). Однако они не имеют значительного влияния на рабочее время руководителя.

Телефонные звонки руководителю довольно малочисленны и в большинстве случаев секретарь или сотрудник, принимающий заказы, самостоятельно отвечают на них.

Из анализа рабочего дня руководителя сразу видно, что рабочий день у него превышает желательные 8 часов и составляет 10 часов 55 минут. Главной целью следует поставить сокращение рабочего дня до 8 часов. Это даст возможность руководителю иметь большее время для отдыха и жизни вне рабочего места. Также следует поставить целью оптимизацию рабочего дня с учетом того правила, что не следует планировать более 60% своего рабочего времени.

Первый метод тайм-менеджмента, который следует применить в данном случае – это передача части своих обязанностей своим подчиненным. К этим обязанностям могут относится такие как сортировка почты (первичная работа с корреспонденцией), частично работа с бумагами (с документами, которые могут быть заполнены и обработаны сотрудниками, при этом необходим контроль за их заполнением), также возможна передача таких функций как доставка партий сырья, которые доставляются за собственный счет и поездки для изучения возможности поставок сырья, если для этого не требуется присутствия менеджера. Работу с персоналом, наблюдение и анализ работы сотрудников также можно поручить какому-либо сотруднику. Однако тут может возникнуть проблема нехватки персонала. Действительно, фирма «Мила Я» - новое предприятие и в целях экономии средств в штатном расписании не предусмотрены должности для организации закупок ресурсов и работы с персоналом. Однако со временем в случае расширения фирмы вопрос о введении этих должностей обязательно встанет и почти наверняка он будет решен положительно. К тому же при отсутствии этих должностей функции работы с персоналом могут быть переданы начальнику цеха при соответствующем стимулировании его деятельности и после необходимого обучения. Подобная передача должностных обязанностей может освободить более часа времени руководителя, из них 45 минут будет занимать наблюдение за работой персонала, более 15 минут в день – работа с документами.

Дальнейшее сокращение рабочего дня может происходить за счет оптимизации графика работы. Оптимальный рабочий день составляет 480 минут, а 60% от этого времени – 290 минут или 4 часа 40 минут. Остальное время следует оставить незапланированным.

К обязательным мероприятиям в рабочем графике руководителя следует относить: Подготовку и проведение совещаний (около 75 минут), работу с корреспонденцией и почтой (более 30 минут при передаче сортировки подчиненным), обед (около 20 минут), отдых (около 40 минут в день), изучение и работа с бумагами (более 175 минут). Иные дела могут быть переданы другим сотрудникам или могут быть сделаны в оставшиеся 40% времени. Эти дела также не могут быть внесены в рабочий график, так как они не возникают периодически (например, поездка с целью подписания договора на поставку сырья), а могут появиться в любой момент времени. Наиболее благоприятным, скорее всего, будет являться такой распорядок дня, при котором работа с корреспонденцией будет запланирована на утро, проведение совещаний на вечер, а обед – на обеденное время. Отдых желателен послеобеденный, а текущий отдых и работу с бумагами наилучшим для себя образом может соотнести со временем только сам руководитель.

Если учесть все вышеуказанные затраты времени как запланированные в 8-часовой рабочий день, то получится, что они составляют 71 % от этого рабочего дня вместо 60 % рекомендуемых. Для того, чтобы исправить эту ситуацию есть только 1 выход – это руководителю научится более быстро работать с бумагами. Возможно, для этого потребуется посещение различных специальных тренингов и курсов, однако это может дать значительных эффект экономии времени. Также директору ООО «Мила Я» следует заниматься борьбой с различными ворами времени. В данном случае следует запретить секретарю пускать к руководителю лиц, которые могут помешать ему работать. Беседа же с секретарем проводилась во время отдыха руководителя, однако возможно, что во время работы секретаря, что возможно мешало ему выполнять свои обязанности, следует обратить внимание на это.

Вывод по разделу 2.2. В данном разделе работы проводился анализ использования рабочего времени на показатели выработки

Таким образом, в целом же можно сказать, что у руководителя фирмы «Мила Я» довольно хорошо продуманный рабочий день и довольно трудно давать ему какие-либо советы и рекомендации, которые значительно рационализировали его свободное время.

2.3 Выявление и подсчет резервов, связанных с использованием рабочего времени

Величина рабочего времени устанавливается путем планирования дней работы на протяжении календарного периода и регламентации продолжительности рабочей недели и рабочего дня в зависимости от характера должности и условий работы. Анализ величины и использования рабочего времени предполагает использование данных следующих источников информации: штатного расписания, тарификации; материалов табельного учета; отчета о труде и движении рабочей силы; отчета лечебно-профилактического учреждения за год; отчета о развитии штатов и контингентов формы; материалов нормирования рабочего времени и прочей документации.

Анализ использования рабочего времени осуществляется путем сравнения фактического количества рабочих дней с плановым в расчете на одну должность и на весь персонал. При анализе рабочего времени календарный фонд включает в себя фонд внерабочего времени (выходные и праздничные дни) и номинальный фонд рабочего времени, который увеличивается на количество дней, отработанных персоналом в выходные и праздничные дни. С целью оценки эффективности использования рабочего времени необходимо выделить величины нормируемых и ненормируемых потерь времени.

Полноту использования трудовых ресурсов можно оценить по количеству отработанных дней и часов одним рабочим за анализируемый период времени, а также по степени использования фонда рабочего времени.

Таблица 3.

Использование трудовых ресурсов ООО «Мила Я»

Фонд рабочего времени (ФРВ) зависит от численности рабочих (ЧР), количества отработанных дней одним рабочим в среднем за год (Д) и средней продолжительности рабочего дня (П):

ФРВ = ЧР Д П.

На предприятии фактический фонд рабочего времени в 2021г больше прошлого года на 7805,2 ч. Влияние факторов на его изменение можно установить способом абсолютных разниц:

ФРВ чр = (ЧР ф – ЧР пл) Д пл П пл =

= (52– 48) 238,2 7,89 = +7517,59 ч;

ФРВ д = (Д ф – Д пл) ЧР ф П пл =

= (236,8 – 238,2) 52 7,89 = -574,39 ч;

ФРВ п = (П ф – П пл) Д ф ЧР ф =

= (7,96 – 7,89) 52 236,8 = +861,95 ч;

Всего + 7805,2 ч.

Как видно из приведенных данных, имеющиеся трудовые ресурсы ООО “Мила Я” использует недостаточно полно. В среднем одним рабочим отработано по 236,8 дней вместо 238,2, в связи, с чем сверхплановые целодневные потери рабочего времени составили на одного рабочего 1,4 дня, а на всех – 72,8 дня.

Для выявления причин целодневных и внутрисменных потерь рабочего времени сопоставляют данные фактического и планового баланса рабочего времени (Таб. 4).

Таблица 4.

Баланс рабочего времени на одного среднесписочного рабочего

По данным баланса рабочего времени видно, что неявки на работу возросли против плана на 2,8 дня. Это увеличение вызвано:

превышением плановой величины ежегодных отпусков +1,8 дня

болезнями + 0,4 дня

сокращением прогулов - 0,2 дня

Итого увеличение + 2 дня.

Потери могут быть вызваны разными объективными и субъективными обстоятельствами, не предусмотренными планом: дополнительными отпусками с разрешения администрации, заболеваниями рабочих с временной потерей трудоспособности, прогулами, простоями из-за неисправности оборудования, машин, механизмов, из-за отсутствия работы, сырья, материалов, электроэнергии, топлива и т.д. Каждый вид потерь анализируется более подробно, особенно те, которые зависят от предприятия. Уменьшение потерь рабочего времени по причинам, зависящим от трудового коллектива, является резервом увеличения производства продукции, который не требует дополнительных капитальных вложений и позволяет быстро получить отдачу.

Для оценки уровня использования рабочего времени применяются показатели, характеризующие соотношение между отдельными элементами баланса рабочего времени, которые рассчитываются по следующим формулам:

Кпразд = Тпразд / Тном

Где:

Проведем оценку указанных показателей в таблице 5.

Таблица 5.

Анализ коэффициентов использования рабочего времени

Вывод по разделу 2.3. В данном разделе работы проводилось выявление и подсчет резервов, связанных с использованием рабочего времени.

Таким образом, отклонения показателей от их планового уровня можно считать незначительными. В целом уровень использования рабочего времени соответствует плановому. Не увеличился коэффициент работы в выходные и праздничные дни, что свидетельствует об ответственности работников, и старания выполнить работу в срок, несмотря на праздники.

Вывод по второй главе работы. В данной главе работы проводился анализ использования рабочего времени на примере предприятия ООО «Мила Я».

Таким образом, анализ использования рабочего времени проводится в двух направлениях: выявление потерь рабочего времени и непроизводительного его использования.

Целью анализа использования рабочего времени на предприятии является выявление целесообразности использования рабочего времени, при котором есть возможность выявить недостатки в его использовании, определить их причины и разработать предложения по рациональному использованию.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Анализ использования рабочего времени позволяет дать оценку рациональному использованию трудовых ресурсов, а также условиям выполнения плана по труду. От рационального использования рабочего времени зависит эффективность работы предприятия и выполнение технико-экономических показателей. Следует отметить, что анализ использования рабочего времени играет одну из важнейших ролей в аналитической работе предприятия.

Согласно трудовому кодексу Российской Федерации «рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени».

Для осуществления анализа использования рабочего времени используются отчетные и плановые данные за прошедший период и аналогичный период, шедший до него.

Для учета рабочего времени на предприятии используются такие единицы измерения как человеко-часы, человеко-дни. Каждый работник предприятия обязан работать ежедневно не более времени, определенного продолжительностью смены, лишь в случаях предусмотренных законодательством это время может быть увеличено. Как известно из Трудового законодательства продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

В ходе работы были изучены основные приемы и методики, позволяющие рационализировать рабочее время сотрудника вообще и руководителя в частности, уменьшить непроизводительные затраты временного ресурса и в итоге увеличить производительность труда персонала.

Эти приемы и методики были рассмотрены на примере фирмы ООО «Мила Я». При этом был произведен анализ использования рабочего времени руководителем фирмы, с помощью фотографии рабочего дня, даны конкретные рекомендации по совершенствованию планирования рабочего дня, а также на основе баланса рабочего времени было проанализировано использование рабочего времени рабочих предприятия.

На основании проведенного анализа использования рабочего времени в ООО «Мила Я» можно сделать следующие выводы: в целом по предприятию рабочее время используется достаточно эффективно, что конечно сказывается на результатах деятельности предприятия.

Так же были выявлены и неэффективные затраты рабочего времени, в частности руководителем, которые необходимо проанализировать и использовать с большей пользой. Был рассчитан фактический фонд рабочего времени за два года и проведен структурный анализ его изменения, т.е влияние на него разных факторов.

Проведенный анализ использования фонда рабочего времени показал, что на предприятии фактический фонд рабочего времени больше прошлогоднего на 7805,2 ч. Имеющиеся трудовые ресурсы ООО «Мила Я» использует недостаточно полно. В среднем одним рабочим отработано по 236,8 дней вместо 238,2, в связи с чем целодневные потери рабочего времени по сравнению с прошлым годом составили на одного рабочего 1,4 дня, а на всех – 72,8 дня.

Для выявления потерь рабочего времени было произведено сравнение фактического и планового баланса рабочего времени, а также рассчитаны показатели, характеризующие соотношение между отдельными элементами баланса рабочего времени.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ