Финансовый контроль в управлении организации малого бизнеса

Финансовый контроль в управлении организации малого бизнеса

Financial control in the management of a small business organization

Аннотация

В условиях экономического кризиса, спада, инфляции, геополитических событий фирмам трудно не только эффективно функционировать, но и удерживать свои позиции на рынке. Для предотвращения внутренних рисков организациям необходима эффективная система внутреннего финансового контроля. Она нужна тем, кто заинтересован в качественной работе своих сотрудников, в сохранности и приумножении своих активов. Для ее организации следует создать контрольный орган, административно подчиняющийся высшему руководству. В таком случае собственники с наибольшей уверенностью смогут полагаться на независимость и объективность результатов проверок.

Ключевые слова: финансовый контроль, малый бизнес, управление, система, финансы организаций

Summary

In the conditions of an economic crisis, recession, inflation, geopolitical events, it is difficult for firms not only to function effectively, but also to maintain their positions in the market. To prevent internal risks, organizations need an effective system of internal financial control. It is needed by those who are interested in the quality work of their employees, in the preservation and increase of their assets. For its organization, a control body should be created, administratively subordinate to the top management. In this case, the owners with the greatest confidence will be able to rely on the independence and objectivity of the results of inspections.

Keywords: financial control, small business, management, system, corporate finance

Современное толкование понятия «финансовый контроль» отличают многоплановость его целей и многогранность задач. В настоящее время финансовый контроль – это не только проверка правильности ведения финансовой документации, соблюдения финансово-хозяйственного законодательства, выявление нарушений финансовой дисциплины. Это, прежде всего, важнейшая функция управления финансовыми, а через них и экономическими процессами, имеющая специальную целевую направленность, определенное содержание и специфические способы осуществления.

Финансовый контроль – это совокупность множества операций проверки (анализа, оценки) финансовых и административно-организационных вопросов работы субъектов хозяйствования, управления и руководства с использованием различных форм и методов. Финансовый контроль является гарантом обеспечения законности деятельности организаций в финансовой сфере.

На предприятии финансовый контроль является одной из важнейших функций управления. Он представляет собой совокупность действий должностных лиц по проверке соблюдения предприятием финансовой дисциплины.

Сущность финансового контроля заключается в проверке соблюдения законов и иных нормативных актов, которые направлены на абсолютное соблюдение всеми субъектами финансовых взаимоотношений и финансовой дисциплины, которые регулируются государством.

Цель финансового контроля – оценка эффективности использования денежных и материальных средств по целевому предназначению, а значит установления законности в получении максимальной прибыли.

Следует отметить, что внутренний финансовый контроль, как и внутренний аудит представляют собой важнейший и достаточно эффективный инструмент в управлении деятельностью организации малого бизнеса. Однако, в то же время данный инструмент недостаточно и не в полной мере используется в российских компаниях.

Внутренний финансовый контроль очень важен для современной системы управления. Он позволяет собственникам достигать поставленные цели с минимальными затратами.

Финансовый внутренний контроль - это процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает:

В Российской Федерации можно выделить два вида внутреннего контроля в организациях и на предприятиях:

1. внутренний контроль с помощью независимых аудиторов, который ведется для учредителей компании;

2. внутренний контроль, который проводит служба внутреннего контроля компании.

Организация внутреннего контроля для российской практики является делом новым, и некоторые менеджеры и специалисты считают его необязательным. Причинами такого подхода являются:

1) отсутствие прямого указания на обязательность проведения внутреннего аудита и внутреннего контроля в российском законодательстве;

2) недостаточное внимание со стороны менеджмента к учету и контролю вообще и неправильное представление о его организации;

3) недостаток нормативных документов по регламентации деятельности внутренних аудиторов;

4) отсутствие научных методик в области внутреннего аудита;

5) ошибочное понимание содержания внутренней аудиторской деятельности как ревизионной, понятийная неопределенность и т. д. [2].

Решение о создании системы внутреннего контроля в организации принимает руководство компании (собственник МСП). Следует просчитать экономический эффект от создания данной системы, чтобы затраты были меньше потерь по рискам, сокращением которых займется система финансового контроля.

Для соответствия принципам, которые определяет собственник компании, и для их реализации целесообразно разработать стратегию или концепцию развития финансового контроля на предприятии, которая должна быть в открытом доступе для всех сотрудников.

В концепции развития системы финансового контроля необходимо:

Диапазон от текущего состояния до целевого положения по каждому компоненту - это зона развития системы внутреннего финансового контроля.

Система финансового контроля в организации МСП распространяется на все возникающие бизнес-процессы, начиная с планирования деятельности и заканчивая составлением финансовой отчетности. Система финансового контроля (СФК) должна обеспечить организацию системы и обеспечить сам контроль в организации.

Для создания СФК необходимо разработать ее организационную структуру, определить круг лиц, участвующих в формировании информации в каждом бизнес-процессе, порядок их взаимоотношений, ответственность, документы, документооборот, технические средства контроля, положения о подразделениях, служебные и должностные инструкции и прочее.

Процедуры внутреннего финансового контроля представляют собой действия, направленные на минимизацию рисков, влияющих на достижение целей экономического субъекта. Экономический субъект может применять следующие процедуры внутреннего контроля [10]:

Таблица 1 – Процедуры внутреннего контроля

Стоит отметить, что для противодействия злоупотреблениям наиболее эффективными процедурами финансового контроля являются такие, как:

- санкционирование (авторизация) сделок и операций;

- разграничение полномочий и ротация обязанностей;

- контроль фактического наличия и состояния объектов.

Процедуры контроля, приведенные в таблице не должны рассматриваться как отдельные процедуры финансового контроля. Их нужно встраивать в систему внутреннего контроля, направленную на анализ бизнес-процессов. Контрольные мероприятия должны стать принципами работы субъекта малого бизнеса в целом и существенными элементами системы управления рисками организации.

Для осуществления мониторинга эффективности проведенных контрольных процедур могут быть задействованы собственные силы организации, а также привлечены внешние консультанты. Следует отметить, что под мониторингом следует понимать не только мониторинг существующих внутри организации процедур и процессов, но и мониторинг внутренних политик, кодексов и других корпоративных документов на предмет их актуальности и соответствия применимому законодательству, судебной и международной практики (комплаенс-контроль).

Немаловажным понятием в СФК является понятие внутреннего аудитора. Внутренний аудитор является неотъемлемым элементом внутреннего контроля, он оценивает эффективность системы внутреннего контроля в целом и создает отчет о работе данной системы.

Также система внутреннего контроля взаимосвязана с управлением рисками. Если в организации нет рисков, то что же тогда контролировать.

Нечаева М. Л., Лысова Е. А. в статье «Система финансового контроля в управлении предприятием малого бизнеса: методы и инструменты реализации» выделяет следующие элементы внутреннего контроля согласно системе COSO:

1. контрольная среда;

2. оценка риска;

3. мероприятия контроля;

4. сбор и анализ информации, а также передача ее по назначению;

5. мониторинг и исправление ошибок [5].

Основой системы внутреннего контроля является контрольная среда. Контрольная среда - это совокупность стандартов, процессов и структур, которые являются основой для осуществления внутреннего контроля.

Для контрольной среды важна поддержка со стороны руководства, важен корпоративный дух, одинаковые ценности, мотивация у всех сотрудников компании, одна миссия, ради которой должны работать все сотрудники. Здесь должны быть поставлены ответственности за выполнение своих должностных обязанностей, а также ответственность за невыполнение тех или иных действий.

Каждый работник должен быть участником системы внутреннего контроля. Обязанности за ведением контроля должны быть прописаны в должностной инструкции каждого сотрудника.

Вторым компонентом СФК является оценка рисков. Оценка рисков - это процесс выявления и оценки рисков в компании. Организация должна выявлять и оценивать риски, препятствующие достижению поставленных целей и определять действия, необходимые для минимизации рисков. Для этого необходимо четко определить цели, чтобы оценить риски, препятствующие их достижению. Также следует оценить возможность мошенничества при оценке рисков.

Контрольные мероприятия - это действия и мероприятия, направленные на снижение рисков до уровня не выше предпочтительного, а также на предотвращение и выявление ошибок и злоупотреблений.

В концепции внутреннего контроля для снижения рисков необходимо прописать контрольные процедуры. В концепции СВК здесь должны быть учтены возможности мошенничества. Должны быть выделены владельцы рисков, с соответствующей ответственностью.

Информация и коммуникация позволяют осуществлять поиск, сбор и обмен информацией. Компания должна стремиться, чтобы информация была качественная и из достоверных источников. Необходимая информация должна передаваться в такой форме и такие сроки, которые позволяют работникам выполнять свои функциональные обязанности. Информация для всех сотрудников должна быть одинаковой, каждый работник будет использовать конкретные данные для формирования конкретного отчета.

Мониторинг - постоянная проверка, надзор, критическое наблюдение, обследование и определение состояния контрольных процедур, отдельных компонентов внутреннего контроля и системы внутреннего контроля с целью выявить изменения относительно требуемого или ожидаемого уровня [9].

Все процессы управления в организации отслеживаются и при необходимости корректируются. Мониторинг осуществляется в рамках текущей деятельности или путем проведения периодических оценок. В компании организуется и проводится непрерывные либо периодические оценки элементов внутреннего контроля, чтобы удостовериться, что они есть в наличии и работают. Если при мониторинге выявляются какие-либо недостатки, то необходимо передать информацию ответственным за ведение внутреннего контроля органам для внесения коррективов в систему внутреннего контроля.

Чтобы система внутреннего контроля работала эффективно необходима поддержка со стороны руководства. Также в компании на всех уровнях должны понимать, что СФК способствует в достижении поставленных корпоративных целей. Каждый работник должен понимать, чем занимается он и его “сосед”.

К основным характеристикам СФК можно отнести:

Условием эффективной работы системы внутреннего контроля является соблюдение следующих принципов:

По сути, модель COSO предлагает руководителям компаний некий эталон, опираясь на который можно сделать вывод об экономическом состоянии компании, об эффективности деятельности системы внутреннего контроля. Основной акцент COSO делает на внутреннюю среду и мониторинг. Управляя компанией, нужно уметь ставить цели по выявлению рисков, определять события, которые могут повлиять на достижение целей организации, оценивать риски, а также уметь своевременно и правильно реагировать на них, тогда управление и в российских компаниях будет эффективным.

Проанализировав данные сведения и определения, руководители могут принять решение о внедрении системы внутреннего контроля в коммерческой организации, о целесообразности выделения отдельного подразделения, отдела или же ответственных сотрудников, либо об обращении в аутсорсинговую компанию, которая предоставит своих сотрудников для проведения внешнего аудита и внутреннего контроля. Для более детального изучения данного вопроса рассмотрим методы контроля и их значение для организации.

Существуют общие методы для всех видов контроля и анализа: научные, эмпирические и специальные приемы, основывающиеся на экономической науке. Общенаучные методические приемы контроля: анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, эксперимент, абстрагирование и другие.

Эмпирические методические приемы контроля: инвентаризация, контрольные замеры работ, формальная и арифметическая проверка, способ обратного отсчета, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы, опросы и прочее.

Специфические приемы смежных экономических наук: приемы экономического анализа, экономико-математические методы, метод теории вероятностей и математической статистики.,

Чтобы принять решение о создании СФК либо о ее модернизации более детально рассмотрим такие методы, как анализ, в частности экономический анализ компании, инвентаризацию, опросы, наблюдение.

При экономическом анализе используются такие методы, как:

Основной информационной базой анализа финансового состояния служит бухгалтерская отчетность. Возможности проведения аналитических расчетов теснейшим образом связаны с количеством и качеством данных, находящихся в распоряжении аналитика: чем обширнее и доброкачественнее счетный материал, тем разнообразнее решаемые в процессе финансового анализа задачи, тем глубже анализ. В последние годы наблюдалась тенденция к постоянному упрощению отчетных форм, как в количественном, так и в содержательном аспектах. За истекшие с момента ввода нового плана счетов годы количество форм годового бухгалтерского отчета сократилось с полутора десятков до пяти, из которых три являются пояснениями к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах, существенно изменился состав включенных в них показателей. Сейчас отчетность стандартизирована и унифицирована для всех коммерческих организаций независимо от их отраслевой принадлежности, вида деятельности и организационно-правовой формы [6, c.241].

Рассмотрим виды и методы анализа, которые могут применяться в процессе анализа финансового состояния предприятия. Известно достаточно много видов экономического анализа деятельности предприятий, которые могут быть систематизированы по различным критериям.

1. По периодичности проведения анализ может быть классифицирован следующим образом: еженедельный (по декадам), месячный, квартальный, полугодовой, годовой и т.д.

2. В зависимости от спектра изучаемых вопросов: полный (рассматриваются и изучаются все стороны работы предприятия, вся деятельность, используется практически все показатели) и тематический (рассматривается и изучается узкий круг вопросов). Оба вида анализа осуществляются на основе соблюдения принципа комплексности.

3. По цели и характеру исследования:

- предварительный;

- контрольно-оперативный;

- итоговый;

- прогнозный.

Предварительный анализ: применяется при оценке финансового состояния предприятия, где рассматриваются основные показатели деятельности эмитента (его надежность, платежеспособность, доходность, деловая активность и финансовая устойчивость).

Контрольно-оперативный анализ используется в текущей работе для оценки ликвидности и других показателей, и принятия, срочных мер, обеспечивающих их выполнения, и максимизации прибыли, другими словами используется для принятия управленческих решений управляющими и контроля над выполнением этих самых решений

Итоговый анализ проводят, как правило, в конце финансового года, для определения деятельности хозяйствующего субъекта за изучаемый период и для выявления резервов повышения доходности.

Прогнозный анализ осуществляется для прогнозирования ожидаемых результатов в предстоящем периоде и определения дальнейших направлений денежно-кредитной политики.

4. Используют также следующие основные (традиционные) виды анализа:

- структурный;

- функциональный;

- факторный;

- оптимизационный.

Следующий метод, который хотелось бы рассмотреть подробнее – инвентаризация.

Существует ряд методов, позволяющих качественно оценить степень влияния отдельных факторов на показатели. В методике факторного анализа применяются, например, метод цепных подстановок, метод исчисления абсолютных разниц и метод относительных разниц.

Инвентаризация – это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Инвентаризация бывает обязательной и добровольной. Все организации обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, в случае смены материально-ответственного лица, при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, при выявлении фактов хищения, в случае чрезвычайных ситуаций, в случае ликвидации или реорганизации компании, в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Добровольная инвентаризация может быть проведена по указанию руководства организации, либо в ситуациях, предусмотренных учетной политикой организации, в виде приложения к учетной политике по проведению инвентаризаций.

Также для внутреннего контроля можно использовать следующие приемы. Первый прием – это качественный анализ. Здесь анализируется первичные документы, договора в части штрафных рисков, например, риски штрафных санкций. Второй прием – количественный анализ. Здесь для более наглядного экономического эффекта необходимо указать риски в денежном эквиваленте.

Таким образом, ведение непрерывного и качественного финансового контроля на предприятии малого бизнеса позволяет своевременно выявить всевозможные риски и проанализировать финансовое состояние организации. С помощью комплексного анализа финансового состояния во внутреннем финансовом контроле изучаются конкурентоспособность, тенденции развития, обосновываются бизнес-планы и управленческие решения, осуществляется контроль над их выполнением, выявляются резервы повышения эффективности производства, оцениваются результаты деятельности предприятия, выбирается экономическая стратегия его развития.

Библиографический список