ЯЗЫК ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Подробнее

Размер

149.24K

Добавлен

29.09.2022

Скачиваний

7

Добавил

Zhavokhir
Текстовая версия:

Неделя 12-13 Язык деловых писем. Служебная переписка

SMART цель: изучить особенности служебной переписки в официально-деловом стиле русского языка

По завершении занятия студент должен уметь:

Почти все важные дела люди совершают путем переписки;

следовательно, одного умения говорить недостаточно.
Люк де Вовенарг

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

1 Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие». В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Уважаемый господин Алибеков!

Уважаемый Аскар Маратович!

Уважаемые господа!

Уважаемые господа банкиры! и т.п.

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:

Приглашаем Вас принять участие в…

Просим Вас принять участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение

2 Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются:

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.) …

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

3 Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

Ключевыми фразами письма-напоминания являются:

Напоминаем Вам…

Вторично напоминаем Вам…

Обращаем Ваше внимание на то, что…

Ставим Вас в известность, что…

Несмотря на неоднократные напоминания… и др.

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

4 Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

А) Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения может быть:

Предлагаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…

Б) Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

Просьба излагается с помощью глагола просить:

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…

Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение… и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…

Одновременно просим Вас…

Просьба может содержаться и в других письмах, например, в сопроводительном, гарантийном и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

В) Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов. Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

Просим Вас включить в состав группы для участия в…

Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…

Г) Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) …

Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...

В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

Д) Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого письма.

Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

· полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;

· основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);

· предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

· доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);

· конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

Направляем Вам претензию на…

Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…

Заявляем Вам претензию в отношении…

Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…

Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…

В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п.

В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

Е) Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.

5 Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения, поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на…

Принимаем ваше предложение на…

Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…

Благодарим Вас за предложение на…, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара.

6 Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

7 Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

8 Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации.

9 Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Извещаем Вас о…

Задание 1. Фронтальная работа. Измените предложения по модели.

Модель1: Информируйте, пожалуйста, об изменениях условий.

Не могли бы вы информировать об изменениях условий.

Модель 2: Мы хотим пригласить вас на выставку, которая пройдет в Экспоцентре 21 сентября.

Мы хотели бы пригласить вас на выставку, которая пройдет в Экспоцентре 21 сентября.

Задание 2. Работа в паре. Разделите слова, данные в списке ниже, на четыре колонки, заканчивая предложения

Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой

Просим (прошу) Вас (вас)

Прошу Вашего согласия на

Просим вашего содействия в

Прошу Ваших указаний

Выслать (мне)..., отправку в адрес..., о предоставлении мне ..., скорейшей отправке..., на заключение договора о ... с ..., предоставлении дополнительной информации относительно..., о направлении в мой адрес ..., на оформление документов о ..., проинформировать меня о ..., проведении... .

Задание 3. Работа в паре. Определите, к какому виду служебных писем относятся приведенные ниже формулировки. При ответе опирайтесь на следующую классификацию служебных писем (не все виды писем могут быть использованы):

Просим Вас не отказать в любезности и (сделать ...)...; Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от...; Мы очень надеемся на то, что Вы воспользуетесь нашим предложением...; Ваше участие является необходимым ...; Мы намерены проинформировать Вас ...; Мы будем рады предоставить в Ваше распоряжение дополнительную информацию относительно...; Мы испытываем насущную необходимость запросить у Вас...; это побуждает меня обратиться к широкой общественности со следующим заявлением ...; К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...; Настоящим письмом подтверждается ...; Полагаем целесообразным внести в содержание... следующие дополнения ...; Прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации ...; Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для...; Считаем необходимым уведомить ....

Заключительная формула вежливости

Задание 4. Работа в группе. В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение «господа», либо добавление к имени и отчеству определения «уважаемый».

Письмо должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи».

Составьте письмо по образцу.

Образец делового письма:

Г-ну А. Ануарову,

Генеральному директору, АО «Қазақтелеком», 78,

ул.Тимирязева, Алматы, 050057, Казахстан.

16 марта 2017 г.

Март 16, 2017. (March 16, 2017)

Уважаемый г-н Ануаров,

Re: В ответ на ваш факс от 15 марта 2017.

Неоплаченные счета №28765, 54328,

О подключении телефонной связи в п. Алатау.

Доводим до Вашего сведения, что неоплаченные счета за услуги связи будут погашены в срок до 18 марта 2017.

Просим Вас провести проверку телефонных линий в п. Алатау и в случае их исправности предоставить 120 абонентам услуги «Қазақтелекома».

Искренне Ваш менеджер по работе с клиентами г-н Идрисов К.

___________________подпись

Идрисов К. менеджер

Приложение: 1. Контракт на 2016-2017 (10 л.);

2. Счет-фактуры за 1 квартал 2017 (56 шт.)

Задание 5. Работа в группе. Разбейтесь на группы. Закончите тексты деловых писем. Отметьте языковые особенности отдельных видов писем.

1-ая группа

1.Приглашаем Вас принять участие … (где, когда). 2. С благодарностью подтверждаем получение … (чего, в каком количестве).

2-ая группа

3. Несмотря на неоднократные напоминания… (о чем, какие действия продолжаются).4. В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам… (что, когда, с какой целью).

3-ая группа

5. Просим Вас предоставить данные … (о ком, о чем). 6. Надеемся на положительное решение вопроса… (о чем).

4-ая группа

7. Просим Вас включить в состав группы для участия в… (в чем, количество и фамилии участников). 8. Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)… (что, куда, кому).

5-ая группа

9. Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с… (с чем). 10. Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности … (что сделать, сроки).

6-ая группа

11. В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам… (что, количество, сроки). 12. Доводим до Вашего сведения, что… (событие, время, место).

7-ая группа

13. Выражаем Вам свою благодарность за… (что). 14. Примите наши искренние поздравления в связи с… (событие, время).

Задание 6. Индивидуальная работа. Составьте словосочетания с предлогами для и в целях.

Модель 1: Усиление контроля – для усиления контроля

Заказ товара – …

Оформление визы – …

Оформление дисконта – …

Подтверждение информации – …

Получение товара – …

Изменение условия – …

Модель 2: Усиление контроля – в целях усиления контроля

Эффективное обеспечение – …

Быстрое решение вопроса – …

Увеличение кредитования – …

Ускорение поставки – …

Улучшение работы – …

Задание 7. Индивидуальная работа. Составьте и запишите словосочетания с предлогом во избежание.

Модель: ошибка – во избежание ошибки

конфликтная ситуация – …

конкуренция – …

дефицит – …

недоразумение – …

проблема –…

ущерб –…

рекламация –…

Задание 8. Индивидуальная работа. Образуйте от глаголов существительные по модели и запишите их. Составьте с ними предложения.

Модель: решать – реш-ЕН-ие

подтверждать – …

предложить – …

распределять – …

оформлять – …

усложнять – …

перечислять – …

получать – …

приобретать –…

выявлять – …

осуществлять –…

увеличить – …

размещать – …

Задание 9. Работа в паре. Раскройте скобки и выберите глагол НСВ или СВ. Подчеркните правильный ответ. Если возможны оба варианта, то объясните почему.

Задание 10. Работа в паре. Прочитайте предложения. Соедините фразы левой и правой колонок по смыслу.

Напоминаем, что по плану работ вы должны были закончить ремонт офисного центра до 01.01. 2019.

Просим производить оплату на наш новый счёт.

Просим срочно оплатить транспортные услуги.

Еще раз обращаем ваше внимание на то, что адрес редакции изменился с 1 апреля.

Просим направлять ваши письма по адресу: Алматы, ул. аль-Фараби, 71.

Вторично напоминаем, что наш долг за 2018 год составляет $4000.

Просим вас закончить его не позднее 21.09.2019.

Обращаем ваше внимание на изменение наших банковских реквизитов.

В противном случае мы будем вынуждены обратиться в суд.

Напоминаем, что забронированный тур должен быть оплачен в течение суток (24 часа) с момента бронирования.

В случае невыполнения нами будут приняты жёсткие (крайние) меры.

Пожалуйста, срочно оплатите ваш заказ.

В противном случае данная заявка (бронь) аннулируется.

Пожалуйста, срочно отправьте наш заказ. Крайний срок поставки – 22 мая 2019 г.

В противном случае мы сделаем закупки в другой фирме.

Срочно оплатите ваш кредит.

В противном случае мы будем вынуждены продлить пеню.

Предлоги во время и в течение обозначают определённый отрезок времени, в течение которого происходит действие.

ВО ВРЕМЯ

В ТЕЧЕНИЕ

Обычно используется со словами, обозначающими события:

Встреча

Конференция

Перерыв

Переговоры

Обычно используется со словами:

минута

час

неделя

месяц

год

Например: Во время встречи стороны приняли решение продолжить сотрудничество.

Задолженность будет погашена в течение двух дней.

Задание 11. Индивидуальная работа. Выберите предлог во время или в течение.

Задание 12. Работа в паре. Измените предложения в соответствии со схемой «срок – процесс – результат».