ЯЗЫК СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Неделя 11 Язык служебных документов

SMART цель: развить практико-ориентированные знания о составлении и использовании служебных документов.

К концу занятия студенты смогут:

- отличать служебные документы по характерным признакам;

-составлять базовые документы, используя языковые средства официально-делового стиля;

- использовать при составлении служебных документов конструкции официально-делового стиля.

Нет документа, нет и человека.

М.А. Булгаков

Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость: закон, приказ, характеристика и др. Слово документ происходит от лат. documentum - «свидетельство, доказательство». Оно вошло в русский язык в Петровскую эпоху и в современном русском языке имеет несколько значений: 1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-л., подтверждающая право на что-л. 2. Письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя. 3. Письменный акт, грамота, рисунок, какое-л. произведение, имеющие значение исторического свидетельства.

Краткий словарь документов

Автобиография – документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора.

Акт – документ, содержащий запись о каком-либо юридическом факте.

Биография – документ, содержащий общественно важные сведения из чьей-либо жизни.

Деловое письмо – документ, используемый для передачи информации на расстояние, служащий средством общения между учреждениями, а также между учреждениями и частными лицами.

Доверенность – документ, дающий кому-либо право действовать от имени лица, его выдавшего.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю учреждения, информирующий о имеющем место явлении, факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполненной работе.

Заявление – документ, содержащий просьбу о чем-либо.

Инструкция – документ, содержащий указания, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления чего-либо.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении какого-либо задания, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Постановление – 1. Правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач. 2. Документ, отражающий результаты деятельности коллегиальных органов.

Приказ – документ, содержащий официальное распоряжение органа власти, руководителя учреждения.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, заседаниях коллегиальных органов.

Расписка – документ, подтверждающий получение чего-либо.

Решение – то же, что постановление (во 2-м знач.).

Справка – документ, содержащий краткие сведения, данные о ком-, чем-либо.

Характеристика – документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, общественной и т.п. деятельности, о деловых качествах кого-либо.

Информационно-справочные документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных‚ документов эти документы могут не требовать исполнения.

К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка - это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Различают справки служебного и личного характера. Служебные справки составляются по запросу вышестоящей организации или должностного лица.

В делопроизводстве предприятий часто оформляются справки личного характера. Они начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества сотрудника (полностью), его должности, заработной платы или других сведений о работнике. Место предоставления такой справки указывают в правом верхнем углу (реквизит «адресат») или в конце текста справки.

Образец:

Справка дана Сулейменовой Айгерим Бекболовне в том, что она действительно обучается очно на первом курсе факультета информационных технологий по специальности «Вычислительная техника и программное обеспечение» в Международном университете информационных технологий.

Приказ о зачислении № 123 от 1.09.2012 г.

Справка дана для предоставления по месту требования.

Декан факультета ИТ Сергазиев М.Ж.

Докладная записка – это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, в случае необходимости с выводами и предложениями составителя. Она может являться непосредственным основанием для издания распорядительного документа.

Задание 1. Работа в паре. С помощью приёма «Оратор» за 1 минуту убедите своего собеседника в том, что изучение этой темы просто необходимо и актуально.

Задание 2. Индивидуальная работа. Составьте предложения с клише и поясните, в каких служебных документах можно их использовать:

В связи с началом...; Согласно вашему распоряжению...; В порядке оказания помощи…; Зачислить в штат…; Принять на работу…; Возместить ущерб…; Довожу до вашего сведения…; Настоящим сообщаю…; В целях ликвидации…;

Запомните: согласно чему?

В подтверждение чего?

В соответствии с чем?

Задание 3. Индивидуальная работа. Выпишите слова, принадлежащие письменной деловой речи, обоснуйте свой ответ.

Десять, тождественный, подлежит изъятию, чуть-чуть, домовладелец, тетрадь, истец, мешанина, инвентаризация, местожительство, жульничать, текущий период, нынешний, безотлагательно, уведомление, в самом деле, нижеизложенный, немножко, бюрократ.

Упражнение 1. Выполните грамматическое задание:

А) Подберите к существительным прилагательные;

Б) Просклоняйте полученные словосочетания.

Задание 4. Работа в группе. Объясните значение слов, называющих различные виды служебных документов. При необходимости обращайтесь к толковому словарю. Запомните написание этих слов. Составьте текст с этими словами.

Задание 5. Работа в паре. С помощью приёма «Найдите пару» подберите к данным существительным глаголы, с которыми они сочетаются в деловой речи. Составьте диалог, используя эти словосочетания. Обменяйтесь диалогами с другими парами и озвучьте их на аудиторию.

Задание 6. Фронтальная работа. В приведенных предложениях найдите отглагольные существительные, характерные для официально-делового стиля речи.

1)В выделении дополнительных фондов тресту отказано. 2) Резкое торможение автомобиля на скользких участках дороги может привести к заносу и опрокидыванию. 3) Оплата заказа гарантируется. 4) В результате расследования установлено, что пожар возник вследствие неисправностей в системе электропроводки. 5) Ржавлению подвержено большинство материалов, непокрытых каким-либо защитным слоем.

Задание 7. Индивидуальная работа. Заполните таблицу «Основные жанры документации», пользуясь словарём, данным выше.

Упражнение 2. Выполните грамматическое задание по тексту:

А) Определите род и число слов, занесенных в таблицу;

Б) Составьте с этими словами словосочетания.

Задание 8. Работа в группе. Дополните тексты справок недостающей информацией. Укажите, куда может предоставляться та или иная справка. Обоснуйте свой ответ.

1. Справка дана … в том, что он действительно работает в … в должности … с окладом … тенге.

На время отпуска рабочее место за … сохраняется.

Справка дана для предоставления по месту требования.

2. Справка выдана …, в подтверждение того, что … пособие по … ему не начислялось и не выплачивалось.

Справка выдана для предоставления по месту требования.

3. Справка о том, что … принят на работу по совместительству … на условиях почасовой оплаты. Работает по настоящее время.

4. Настоящим подтверждаю, что … (паспортные данные …) работает в … с … … года и в настоящее время занимает должность …. Среднемесячный заработок … составляет … тенге.

На время поездки за границу … предоставляется оплачиваемый отпуск и сохраняется должность. Приступить к выполнению рабочих обязанностей он должен не позже … … года.

В случае возникновения каких-то вопросов обращайтесь в отдел кадров по телефону … или по e-mail …

Упражнение 3. Подберите к предлогам антонимы, составьте и запишите с полученными парами предложения.

В –

С –

На –

За –

Для –

По –

Задание 9. Индивидуальная работа. (Домашнее задание) Прочитайте внимательно правила составления докладных записок. Обратите внимание на речевые клише (штампы), используемые при оформлении докладных записок. Составьте свой текст, учитывая все правила составления.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами: «Довожу до вашего сведения». Предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По вашему поручению проведена…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.)…», «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Образец:

Декану факультета ИТ

Сергазиеву М.Ж.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2012 № 10-23/158

О нарушении учебной дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 21. 04.2019 студенты группы ВТиПО отсутствовали на занятиях по дисциплине «Русский язык» в течение 2-х часов с 08-00 до 09-50.

В связи с допущенным нарушением Правил внутреннего распорядка МУИТ, учитывая его повторный характер, предлагаю студентам группы объявить выговор.

Преподаватель Жаксыбаев М.Н.

 Задание 10. Работа в группе. Ознакомьтесь с основными правилами проведения собеседования, предлагаемые профессиональными психологами, данными ниже. Проведите небольшое собеседование внутри учебной группы, предварительно разбившись на несколько групп. Распределите роли работодателей и работников. Каждая команда должна разыграть сценки на аудиторию. После проведения собеседования с помощью приёма «SWOT-анализ» проанализируйте подобный метод приёма на работу.

Собеседование: основные положения

Собеседование как искусство

Умение создать доверительную атмосферу, которая поможет кандидату преодолеть скованность и напряжение, выбрать наиболее подходящую в данном случае форму собеседования, моделировать ситуации, позволяющие раскрыть разные стороны личности и оценить профессиональный уровень кандидата, приходит с практикой.