Информационные технологии в процессах управления проектами

Информационные технологии в процессах управления проектами

Введение

Повышение эффективности экономики с ее значительными ресурсами и запасами сырья может быть достигнуто с помощью современных производственных технологий, которыми обычно владеют транснациональные корпорации. Это требует новых методов организационного управления, основанных на современных информационных технологиях. "Управление проектами" - один из перспективных методов контроля. Этот метод получил широкое распространение в США (Sterman, 1992). Однако реализация этого метода требует дополнительных теоретических и методологических исследований.

Программы для управления проектами

Первые программы для управления проектами были разработаны много лет назад. Использование программных систем ограничивалось традиционными областями, такими как крупные здания, инженерные или оборонные проекты, и требовало профессиональных знаний. Таким образом, интерес к управлению проектами значительно возрос за последнее десятилетие в связи с появлением новых проблем в области делового администрирования. Развитие технологий и повышение гибкости систем управления являются результатом развития информационных технологий. Использование проектных методов является одним из элементов перехода организаций к плоским управленческим структурам, самоуправляемым командам, саморегулирующимся организационным структурам и другим современным управленческим решениям.

Современная методология управления проектами включает в себя ряд различных аспектов, начиная с формирования проектных команд и контрактных процедур и заканчивая проблемами стратегического и оперативного планирования, управления рисками и результатами менеджмента качества (Kerzner, 2001). Таким образом, существует два этапа организационного управления: Управление созданием проекта и управление самим проектом. Оба этапа управления включают в себя ряд общих управленческих функций: планирование, оценку, анализ, учет, контроль выполнения, регулирование.

Однако объектом контроля на первом этапе является процесс создания проекта (или подпроекта), который характеризуется основными экономическими, ресурсными и производственными показателями. На втором этапе объектом контроля является процесс реализации проекта (или подпроектов), характеризующийся теми же параметрами. Следует отметить, что традиционные системы управления проектами (системы, построенные на основе алгоритмов сетевого планирования) имеют целый класс систем, поддерживающих связанные с ними процедуры и задачи управления. В то же время традиционная система управления проектами, усиленная современными сетевыми технологиями, позволяет развивать ее от модуляционной системы к системе, реально поддерживающей процесс координации и контроля в режиме реального времени.

Проектное управление применяется во всех сферах человеческой деятельности, включая инженерно-производственную и предпринимательскую деятельность (управление технологическими процессами). Целью управления проектами является повышение эффективности работы подразделений, предприятий и организаций. Управление должно основываться на информационных технологиях, отвечающих требованиям современной экономической среды (Kramer, Jenkins & Katz, 2007). Термин "информационные технологии" можно определить как совокупность программных и аппаратных средств, обеспечивающих комплексное и эффективное решение разнообразных задач. Управление информационными технологиями - это совокупность методов и способов взаимодействия подсистем управления и контроля с помощью современных средств. Современные инструменты управления единым информационным полем состоят из:

электронная вычислительная машина;

коммуникационные и компьютерные системы;

программное обеспечение и информационные средства;

экономико-математические методы и модели;

экспертная система.

Целью управления информационными технологиями является удовлетворение информационных потребностей всех сотрудников компании, которые занимаются принятием решений. Это может быть полезно на любом уровне контроля. Данная технология ориентирована на работу в среде управленческой информационной системы. Информационные технологии управления проектами прекрасно подходят для удовлетворения информационных потребностей однотипных работников в различных функциональных подсистемах (подразделениях) или уровнях управления предприятием.

Собранная информация содержит данные о прошлом, настоящем и вероятном будущем компании. Эта информация принимает форму управленческих отчетов. Информация должна быть представлена в агрегированном виде, чтобы можно было видеть тенденции в данных, причины отклонений и возможные решения для принятия решений на уровне управленческого контроля. На этом этапе должны быть решены следующие задачи обработки данных:

оценка планового состояния объекта управления;

оценка отклонений от запланированного состояния;

выявление причин отклонений;

анализ возможных решений и действий.

Частный Сектор

Интегрированная система управления проектами предприятия предполагает не только совместное использование инструментов, но и специальных форм и технологий, позволяющих подходить к проектной деятельности в общем контексте деятельности предприятия. В каждой компании существуют определенные, иногда существенные, особенности управления проектами. Эти различия находят свое отражение на уровне формирования конкретных управленческих процедур, маршрутов, документов, используемых инструментов и т.д. Сходные принципы методов управления проектами можно свести к ряду ключевых вариантов решений, которые формируют основу для множества общих методов управления бизнесом для каждой конкретной компании.

Таким образом, интегрированная система управления проектами рассматривается как организационная и программно-техническая среда, обеспечивающая менеджеров инструментами разработки и реализации сбалансированных управленческих решений. Важно учитывать различные уровни и этапы управления проектом на всех этапах его жизненного цикла, что позволяет эффективно управлять и координировать процесс реализации. Существует два основных направления-автоматизация стандарта управления проектами и автоматизация функций управления проектами.

Автоматизированное управление проектами может быть обеспечено с помощью таких информационных технологий, как система документооборота в документарной части стандарта или контроль бизнес-процессов в процедурной части стандарта. Стандарт управления проектами предприятия-это, прежде всего, совокупность документов, объясняющих, как, в какой последовательности, в какое время, с помощью каких шаблонов необходимо выполнять те или иные действия в процессе управления проектами. Эти документы не относятся к какому-то конкретному проекту, а формируют нормативно-методическое обеспечение системы управления проектами в целом. Количество таких документов может быть довольно большим. Таким образом, одним из наиболее перспективных подходов является организация стандарта в виде базы знаний, предоставляющей все необходимые услуги по обновлению, сбору, обмену и поиску документов и другой актуальной информации.

Процедуры управления проектами часто демонстрируют примеры необходимости совместной работы. Командная работа предполагает участие не только проектной команды, но и постоянных подразделений компании. Таким образом, очень сложно, но необходимо внедрить технологию управления бизнес-процессами (workflow) для поддержки процедурной части стандарта. В явном или неявном виде стандарт может содержать требования к автоматизированным функциям управления проектами. Поэтому при разработке стандарта необходимо иметь в виду перспективу создания проектного менеджмента, выходящего за рамки собственно стандарта. В силу различной степени автоматизации основными направлениями управления проектами являются правильное управление проектами, под которым обычно понимается календарное и ресурсное планирование; формирование и ведение бюджета проекта; документооборот; синхронизация документов.

Государственный Сектор

Традиционные количественные показатели уже не отражают качество экономической динамики в новых исторических условиях. Простой количественный рост не может изменить положения страны в международном разделении труда и обеспечить ее устойчивое и комплексное развитие. В настоящее время увеличение выгоды зависит от интеллектуальной деятельности; повышения технологического уровня производства и распространения информационно-коммуникационных технологий. Ключевым фактором современного социально-экономического прогресса является способность накапливать и реализовывать потенциал конструктивных и творческих информационных технологий.

Мировые глобальные изменения характеризуются формированием качественно нового типа технологического уклада. Производственные ресурсы в современном мире трансформируются в инновации и информацию, а существующие экономические системы трансформируются в экономику знаний. Переход от индустриального общества к постиндустриальному и бурное развитие информационных технологий существенно повышает роль интеллектуальных факторов производства по сравнению с ролью материальных факторов и традиционных трудовых ресурсов.

Закрепление социально-экономического развития вполне возможно в условиях относительно низких темпов роста материального производства. Таким образом, мир переходит к трехуровневой структуре, которая состоит из доиндустриальных (аграрных), индустриальных и постиндустриальных стран. В новой мировой экономической системе постиндустриальные страны сосредоточивают свои усилия на создании, применении и распространении новых технологий и инноваций в управлении, производстве, образовании, культуре, медицине и предоставлении услуг в этих областях.

В современных условиях важнейшим национальным ресурсом является не только традиционное географическое пространство с расположением населения и производственных мощностей, но и интеллект и финансы, которые не имеют физических границ и легко ориентируются в виртуальном пространстве с помощью информационных технологий. Отсутствие территориальных "связей" ключевых ресурсов в сфере информационных технологий позволяет мировым лидерам приобретать интеллектуальные и финансовые ресурсы в этой сфере и использовать их в своих целях практически без явного физического вмешательства в национальную экономику. Тем не менее, информационные данные фактически забирают ресурсы из Национального социально-экономического пространства. Глобальная конкуренция усиливается с принятием нового способа мирового господства.

В результате победят те государства и международные объединения государств, которые формируют свою социально-экономическую систему на принципах информационного общества. Адекватным ответом на вызовы современных информационных технологий проектного управления должна стать технологическая модернизация экономики, социальной сферы и сферы управления, через создание постиндустриальной инфраструктуры современных телекоммуникаций, электронных информационных сетей, мобильной и спутниковой связи, электронной коммерции и сферы услуг, а также широкое использование современных информационных технологий в социальной, экономической и государственной сферах управления.

Формирование современной информационно-коммуникационной инфраструктуры необходимо для обеспечения эффективной реализации приоритетных национальных проектов, направленных на переход страны к инновационному состоянию (Norris & Reddick, 2012). Такие процессы, как модернизация социальных служб, повышение качества здравоохранения и образования, технологическое развитие сельского хозяйства, связаны с развитием сектора информационных технологий. Эффективная работа правительства и профессионального сообщества по реализации национальных приоритетов требует разработки и реализации целенаправленной политики развития информационных технологий страны.

Первая программа " Национальная информационная инфраструктура "появилась в начале 90-х годов в США, правильно оценив инициативы США, Европа запустила проект" технологии информационного общества", который нашел свое развитие в инициативе Европейской комиссии 1999 года" электронная Европа " (Hanseth & Monteiro, 1998). Он был составлен с целью оживления процесса формирования общеевропейского информационного общества. Ключевой задачей этих программ является достижение лидирующих позиций в экономическом и социальном развитии общества. Они имеют ярко выраженную социально-экономическую ориентацию, и их главной целью являются люди, их ценности и потребности.

Приоритетные направления программ практически идентичны в сферах правового развития, кадровых вопросов, совершенствования информационно-коммуникационной инфраструктуры и создания "электронного правительства". Большое внимание уделяется гражданам, поддержке развития малого и среднего бизнеса в этой сфере и мониторингу качества и конкурентоспособности "человеческого капитала". Большинство этих программ и стратегий для их реализации используют информационные технологии, электронную коммерцию, электронное правительство, электронный бизнес и т.д.

Информационно-коммуникационное развитие предполагает использование преимуществ новых технологических возможностей. Она направлена на развитие и максимальное использование творческого и культурного потенциала регионов и стран для повышения их конкурентоспособности на мировой арене. Информационные системы создавались для объединения и интеграции всех видов ресурсов, человеческого капитала, бюджетного процесса, взаимоотношений с контрагентами и общественностью. Развитие информационной составляющей в социально-экономической сфере влечет за собой создание новых рабочих мест, требующих специальной подготовки и переподготовки кадров.

Смещение социальных ценностей на потребности физически и интеллектуально развитого человека предопределило развитие здравоохранения и образования как важных отраслей экономики. Это привело к повышению внимания бизнеса и государства к вопросам информационно-коммуникационного развития медицины и образования. Система информационных технологий бизнес-процессов, управления, телемедицины и дистанционного обучения определяет сегодня содержание и технологическую форму социально-экономической сферы страны. Информационная революция в США и других развитых странах произошла по инициативе и благодаря активной позиции правительства.

Это создало условия для развития индустрии информационных технологий и стимулировало бизнес-сообщество к более широкому использованию информационных технологий управления, к совершенствованию его технологического оснащения до уровня, достигнутого государством. С другой стороны, глобализация экономики и усиление конкуренции на мировых рынках привели к необходимости применения инновационных стратегий развития бизнеса и поиска инновационных путей повышения конкурентоспособности с помощью информационных технологий.

Положительный опыт использования информационных технологий в бизнесе стал мощным источником влияния на формирование современных концепций эффективного управления и важным фактором модернизации государственного управления. Таким образом, государство проявляет себя как корпорация, основной задачей которой является эффективное управление своими ресурсами (деньгами, персоналом, техническим оснащением и т.д.) Для удовлетворения потребностей граждан как своего рода "стейкхолдеров".

Практика использования систем корпоративного управления в государственном секторе широко распространена и охватывает многие сферы-от организации поставок товаров и услуг для государственных нужд до систем взаимодействия с общественностью. Эта практика аналогична процессам разработки и применения технологий "двойного назначения" для сокращения объема разработок информационных технологий, осуществляемых исключительно для общественного пользования и экономии бюджетных средств.

Сравнение

Далеко не все работники информационных отделов в частном секторе отдают себе отчет в том, что руководство компаний не хочет увеличивать объем данных, развивать информационные технологии или увеличивать скорость работы компьютеров. Управление компаниями требует информации, влияющей на конкурентоспособность компании, в том числе новой концепции управления. В последнее время высшему руководству различных организаций требуется информация о товарах, пользующихся устойчивым спросом на мировом рынке. Сегодня топ-менеджменту часто требуется новая концепция управления для эффективной работы на мировом рынке в условиях клиентоориентированной экономики. Тем не менее, важно сохранить коммерческую тайну информации.

С другой стороны, построение любой эффективной системы в государственном секторе невозможно без четких, измеримых, ограниченных во времени и достижимых целей. Именно поэтому управление проектами в области информационных технологий должно служить стратегическим целям страны и соответствовать целям конкретного региона. Дальнейшая декомпозиция стратегических целей на оперативном уровне позволит уточнить основные цели. Процессы и процедуры занимают одно из важнейших мест в информационных технологиях на государственном уровне. Процессы и процедуры в конечном счете определяют эффективность всей системы и позволяют определить права, обязанности и обязанности участников и заинтересованных сторон в части реализации проектов и программ.

Процессы и процедуры должны быть представлены в виде различных документов, таких как правила, методологии, рабочие инструкции, шаблоны и т.д. Невозможно сформировать эффективную систему проектного и программного управления в правительстве без необходимых нормативных документов. Однако современная практика в органах местного самоуправления показывает, что наиболее эффективным механизмом является тот, когда нормотворческие инициативы исходят от федерального правительства с учетом замечаний и предложений регионов.

Реализация проектов и программ в современной функциональной структуре управления государственным сектором происходит очень медленно и сложно из-за кросс-функциональных барьеров и пробелов в процессах и процедурах. Внедрение информационных технологий в частном секторе зависит от результатов исследований в этой области и сложности данной структуры частного бизнеса.

Однако цели применения информационных технологий в бизнесе и государственном управлении (создание и применение технологий «электронного правительства») различны. Если назначение корпоративных информационных систем заключается в достижении экономической выгоды для каждой операции, то основной целью информационных систем государственного управления является обеспечение точности принятия решений и минимизация рисков ошибочных действий, которые могут привести к потере денежных средств.

Рекомендации

Не существует универсальных рецептов, которые могли бы одинаково подходить для различных компаний частного сектора. Однако существуют некоторые методы, которые могут помочь построить эффективную систему управления предприятием. Это формализованный набор понятий и процессов, который позволяет всей компании составить эффективную стратегию работы. Эти методы могут быть чисто конструктивными, как набор инструкций (алгоритм). Некоторые из них (предлагаемые):

Решение всегда можно найти.

Необходимо провести анализ результатов деятельности компании.

Эти методы построения систем управления прошли определенный уровень развития.

Методы, используемые в управлении, доказали свою эффективность.

Методы охватывают всю деятельность предприятия (Pena-Mora, Vadhavkar, Perkins &Weber, 1999).

В государственном секторе организационная структура должна формироваться/изменяться в соответствии с целью сохранения ориентации на поддержку эффективной реализации проектов и программ на основе требований и соответствующих показателей. Персонал является базовым элементом управления информационными технологиями. Требования к квалификации персонала и гибкости в современных условиях растут в геометрической прогрессии.

Например, общеизвестно, что скорость изменения экономической системы снижается в следующем порядке: технология-процессы-организационная структура-персонал. Это означает, что информационные технологии быстро меняются (в некоторых областях 2 раза в год), а персонал-самый медленно меняющийся фактор. Необходимо использовать современные средства коммуникации (видео-и веб-семинары), передовые методы обучения, в том числе ментальные карты и т.д. улучшить работу персонала. Это позволит снизить затраты на самоподготовку и значительно повысить ее эффективность. Наконец, ни одна система не может быть эффективной без адекватной информационной поддержки, которая обеспечивает основу для обоснованных управленческих решений.

При этом должны быть интегрированы информационные системы управления программами и проектами с системой электронного правительства региона, системой бюджетного планирования и контроля, системами документооборота и др. Создание общего языка общения, понятного всем участникам и простых правил и процедур управления проектами и программами, а также организация регулярной подготовки и переподготовки кадров является первым этапом формирования и развития информационных технологий в государственных приоритетах.

Вывод

Деятельность многих компаний в различных сферах реализуется в форме проектов. В то же время даже не слишком сложные проекты могут столкнуться с проблемами, которые проявляются в неудовлетворенности клиентов и самоуправлении, пропущенных сроках, перерасходе средств, конфликтах внутри проектной команды и т. д. Предотвращение и преодоление этих проблем являются важнейшими составляющими работы персонала по управлению проектами, которые должны быть подкреплены соответствующими стандартами, методологиями и инструментами.

Таким образом, деятельность по управлению проектами, как ни один другой вид профессиональной деятельности, создает саморазвитие продуктов и услуг. Наиболее важными элементами, влияющими на развитие и формирование этих сегментов рынка, являются учебные курсы и сертификационные программы. Очевидно, что при прочих равных условиях предпочтение будет отдаваться сертифицированным специалистам и консалтинговым компаниям с такими специалистами.